Geschäftsbrief für Freelancer: Tipps und Vorlage
Ein Geschäftsbrief ist ein zentraler Bestandteil professioneller Kommunikation – egal, ob man ein Angebot oder eine Rechnung erstellt. Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, müssen bestimmte formale Anforderungen erfüllt werden. In diesem Artikel werden die wichtigsten Pflichtangaben erklärt, die DIN 5008-Normen erläutert und eine praktische Vorlage sowie eine Checkliste bereitgestellt. So wird jeder Geschäftsbrief zum professionellen Aushängeschild.
Definition: Was ist ein Geschäftsbrief?
Als Geschäftsbrief bezeichnet man die Korrespondenz zwischen einem Unternehmer und seinen Stakeholdern. Beispielsweise Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder auch Privatpersonen. Ein Geschäftsbrief meint dabei nicht nur die Schriftform. Auch eine E-Mail sowie andere Dokumente, etwa eine PDF-Datei gehören dazu und müssen genau wie das Schriftstück den gesetzlichen Vorgaben und den formalen Ansprüchen der DIN-Norm entsprechen.
In der Regel verfassen nur Unternehmen Geschäftsbriefe. Es kann aber auch vorkommen, dass sich Privatpersonen darüber Gedanken machen müssen. Etwa dann, wenn sie sich bewerben (Anschreiben) oder eine Kündigung einreichen. Auch bei Widersprüchen, beispielsweise bei einem Strafzettel oder Kaufverträgen, sollte ein professioneller Geschäftsbrief erstellt werden.
Weshalb wird ein Geschäftsbrief erstellt?
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Ein Geschäftsbrief erfüllt zahlreiche Zwecke in der professionellen Kommunikation und ist oft das erste schriftliche Dokument, das den Kontakt zu Kunden, Partnern oder Behörden herstellt. Er dient dazu, Informationen klar und strukturiert zu übermitteln, wichtige Vereinbarungen festzuhalten, Anfragen zu stellen oder Angebote zu unterbreiten.
Typische Situationen, die einen professionellen Geschäftsbrief erfordern, sind beispielsweise:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Rechnung
- Mahnung
- Zahlungserinnerung bei Zahlungsverzug
- Kündigungsschreiben
- Vertragsabschluss und -versand
- Ankündigung von Preisänderungen
- Einladung zu Geschäftsterminen
- Dankschreiben nach erfolgreichen Geschäftsabschlüssen
- etc.
Der Geschäftsbrief dient nicht nur dazu, die Kommunikation zu Kunden oder Geschäftspartnern auf- und auszubauen. Er stellt außerdem sicher, dass alle relevanten Informationen nachvolziehbar und rechtlich sicher übermittelt werden.
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Was muss ein Geschäftsbrief enthalten?
Neben den Vorgaben der DIN 5008 müssen diejenigen, die einen Geschäftsbrief erstellen, auf gesetzliche Vorgaben achten. Welche das genau sind, richtet sich danach, ob man im Handelsregister eingetragen ist (z. B. AG oder GmbH) oder nicht. Zum Beispiel Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder die GbR.
Gesetzliche Pflichtangaben Freelancer
Freelancer und Gewerbetreibende, die im rechtlichen Sinne keine eingetragenen Kaufleute nach HGB sind, müssen im Geschäftsbrief mindestens folgende Angaben machen:
- Vor- und Nachname des Unternehmers (Unternehmensbezeichnung)
- Anschrift bzw. Sitz des Unternehmens
Gesetzliche Pflichtangaben eingetragene Kaufleute (HGB)
Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Pflichtangaben, die auf Geschäftsbriefen, Webseiten und E-Mails enthalten sein müssen (§ 37 HGB).
Diese Regelungen sollen Transparenz schaffen und sicherstellen, dass Geschäftspartner und Kunden die Identität und die rechtlichen Rahmenbedingungen des Unternehmens nachvollziehen können. Daher müssen im Handelsregister eingetragene folgende Angaben im Geschäftsbrief machen:
- Vollständiger Firmenname, wie er im Handelsregister eingetragen ist
- Rechtsform, z. B. GmbH, AG, KG oder OHG
- Sitz der Gesellschaft bzw. Organisation
- Registergericht bzw. Amtsgericht, bei dem das Unternehmen eingetragen ist
- Handelsregisternummer
- Angaben zu vertretungsberechtigten Personen (bei GmbH: Name des Geschäftsführers und Vorsitzenden des Aufsichtsrats, bei AG: Vorstandsmitglieder sowie Aufsichtsratsvorsitzenden)
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Gestaltung eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008
Bei der Erstellung eines Geschäftsbriefs müssen Freelancer zweierlei Vorgaben beachten: Einmal die sogenannte DIN-Norm 5008, die das äußere Erscheinungsbild vom Geschäftsbrief (Geschäftsbrief-Layout) regelt – also nicht „was“ im Brief steht, sondern „wie“ er verfasst wird. Dazu gehört etwa:
- Gestaltung des Anschriftfelds für den Empfänger
- Schreibweise für Telefonnummern, auch international
- Festlegung, wohin der Betreff, das Datum und der Infoblock gehören
- Wie mit Abkürzungen umzugehen ist
- Höhe bzw. Breite der Seitenränder
- Welches Format Aufzählungen haben sollen
- Formatierung von Bank-Daten (IBAN und BIC)
- Format der Seitenränder
- Satzzeichensetzung
- etc.
Nachfolgend klären wir Schritt für Schritt, wie man seine eigene Geschäftsbrief-Vorlage entsprechend der neuen DIN-Norm 5008 einrichten kann. Wer sich den Aufwand sparen möchte, kann auch unsere kostenlose Word-Vorlage downloaden. Aspekte wie Schriftgrößen und -arten sowie Abstände und Seitenränder sind hier bereits eingerichtet.
hinweis
Kostenlose Geschäftsbrief-Vorlage für Word downloaden
1. Seitenränder einrichten
- Oben: 4,50 cm
- Links: 2,5 cm
- Unten: 2,5 cm
- Rechts: 1,5 – 2 cm
2. Adressfeld einrichten
Das Adressfeld ist ein Bestandteil des gesamten Briefkopfs, der neben der Empfänger-Adresse auch die Absenderadresse, das Unternehmenslogo des Absenders sowie ein Informationsfeld enthält. Das Adressfeld darf laut DIN 5008 insgesamt 9 Zeilen einnehmen:
Zeile | Inhalt |
---|---|
1 | |
2 | |
3 | |
4 | Absender: Name | Straße und Hausnummer | PLZ und Wohnort in Schriftgröße 8pt |
5 | Ggf. Vermerk (z. B. „Warensendung“ oder „Einschreiben“) oder leer lassen |
6 | Unternehmensbezeichnung oder Firma |
7 | Anrede und Vor- sowie Nachname (z. B. Frau Maxime Muster) |
8 | Straße und Hausnummer |
9 | Postleitzahl und Ort |
Das Adressfeld in Verbindung mit den korrekt gesetzten Seitenabständen könnte in einem Geschäftsbrief (in diesem Fall ein Angebot) so aussehen:
3. Informationsfeld
Das Feld für zusätzliche Informationen – auch Infobox oder Informationsfeld genannt – enthält je nach Art des Geschäftsbrief ganz unterschiedliche Informationen. Abhängig vom Anlass können hier folgende Informationen in einer Schriftgröße von 8 pt hinterlegt werden:
- Ansprechpartner (z. B. „Freelancer Frei“)
- Ggf. Akademischer Grad oder Berufsbezeichnung (z. B. Herrn Dr. Rechtsanwalt Müller“
- Kundennummer
- Rechnungsnummer
- Angebotsnummer
- Korrespondenz-Nummer („Unser Zeichen“/“Ihr Zeichen“)
- Eigene Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Datum (z. B. „Lieferdatum“, „Rechnungsdatum“ oder „Angebotsdatum“)
Wo genau der Infoblock verortet wird, ist nicht relevant. Er kann beispielsweise parallel rechtsbündig zum Adressfeld oder leicht nach unten versetzt angebracht werden (siehe Bild oben).
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4. Betreff
Die Betreffzeile wird zwei Zeilen unter der letzten Anschrift-Zeile platziert. Wichtig: Damit ist nicht die letzte Zeile der Anschrift gemeint, sondern die 10. Zeile. Somit steht der Betreff an Platz 13:
Zeile | Inhalt |
---|---|
1 | |
2 | |
3 | |
4 | Absender: Name | Straße und Hausnummer | PLZ und Wohnort in Schriftgröße 8pt |
5 | Ggf. Vermerk (z. B. „Warensendung“ oder „Einschreiben“) oder leer lassen |
6 | Unternehmensbezeichnung oder Firma |
7 | Anrede (z. B. Herr / Frau) |
8 | Vor- und Nachname (z. B. Maxime Muster) |
9 | Straße und Hausnummer |
10 | Postleitzahl und Ort |
11 | |
12 | |
13 | Betreff (z. B. Neuer Leistungsumfang ab Dezember 2024) |
Der Betreff darf dabei durch Fettungen und eine größere Schriftgröße hervorgehoben werden. Beträgt beispielsweise der Fließtext 11 oder 12 Punkt, darf der Betreff 13 oder 14 pt betragen. Eingeleiten muss man den Betreff mit Wörtern wie „Betreff:“, „Betr.:“ oder Ähnlichem nicht.
5. Anrede
Zwei zeilen unter dem Betreff (nun Zeile 15) steht die Anrede des Geschäftspartners. Freelancer müssen hierbei auf diverse Feinheiten achten:
- Die akademischen Grade „Doktor“ und „Professor“ stehen mit Abkürzung vor dem Namen des Empfängers, z. B. „Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Martinez,“
- Die akademischen Grade „Bachelor“ und „Master“ stehen dagegen hinter dem Namen des Empfängers, z. B. „Sehr geehrte Frau Inge Borg M. A.,“
- Wichtig: Egal ob mit oder ohne akademischen Grad – nach dem Namen und ggf. Titel kommt stets ein Komma, gefolgt von einer Leerzeile bis zum eigentlichen Textkörper.
Zeile | Inhalt |
---|---|
13 | Ihr Angebot vom 15.07.2024 |
14 | |
15 | |
16 | Sehr geehrter Herr Müller B. A., |
17 | |
18 | vielen Dank für Ihre Anfrage zu meinen Leistungen vom 15.07.2024. |
6. Textkörper
Der Textkörper bildet das Herzstück eines Geschäftsbriefs. Hier gibt es verschiedene Dinge zu beachten:
- nach der Anrede wird der erste Statz klein fortgeführt, etwa „vielen Dank für Ihre Nachricht vom…“
- Zahlen müssen kenntlich getrennt werden, etwa durch Leerzeilen (1 500 Stück), ein Komma (1,50 EUR) oder einen Punkt (15.000 €)
- Abkürzungen wie z. B., evtl., bspw., i. O. oder u. v. m. werden durch einen Punkt und eine Leerzeile getrennt
- Andere Abkürzungen, etwa die für Rechtsformen, erhalten weder einen Punkt noch eine Leerzeile: GmbH, OHG, AG, GbR, etc.
- Hervorhebungen sind durch Einrückungen, Zentrierungen, Unterstreichungen, Fettungen und alle anderen üblichen Markierungen möglich
- Aufzählungen werden mit einem Abstand von einer Leerzeile untereinander aufgeführt, etwa so:
Zeile | Inhalt |
---|---|
xx | vielen Dank für Ihre Anfrage zu meinen Leistungen vom 15.07.2024. |
xx | Folgende Leistungen kann ich Ihnen für Ihr Web-Projekt anbieten: |
xx | |
xx | 1. Webdesign (UI/UX-Design, Frontend-Development) |
xx | |
xx | 2. SEO-Optimierung |
xx | |
xx | 3. Technisches SEO |
Für einen professionellen Auftritt sollten Ersteller eines Geschäftsbriefs auch auf die übrigen Rechtschreib- und Formatierungsregeln achten. Auch die Verwendung einer gut lesbaren Schriftart in einer nicht zu kleinen Schriftgröße sind wichtig für eine reibungslose Korrespondenz.
Empfehlenswert sind zum Beispiel Arial, Calibri, Helvetika, Roboto oder vergleichbare Schriftarten in der Größe 10, 11 oder 12 Punkt. Kleiner als 10 pt sollte die Schrift zugunsten einer guten Lesbarkeit nicht sein.
7. Schlussformel
Abgerundet wird der Textkörper mit einer Schlussformel, die aus einem Gruß und dem eigenen Namen besteht. Je nach Art des Geschäftsbrief und der persönlichen Beziehung mit dem Empfänger gibt es auch hier wieder verschiedene Optionen:
Zeile | Formell | Informell |
---|---|---|
xx | Freundliche Grüße | Viele Grüße aus Nürnberg |
xx | ||
xx | Mustermann GmbH | Martina |
xx | ||
xx | i. A. Max Muster |
Nach der DIN 5008 steht der Gruß bzw. die Schlussformel eine Zeile unterhalb des Textkörpers und enthält am Ende kein Satzzeichen. Eine weitere Leerzeile darunter steht der Firmenname, gefolgt von drei weiteren Leerzeilen, die Platz für eine Unterschrift bieten. Darunter wird der eigene Vor- und Nachname platziert.
Im Anschluss an den Briefschluss kommt bei Bedarf noch ein Anlagenverzeichnis hinzu, das mit einer Leerzeile zum eigenen Namen folgt.
8. Fußzeile
Strenge formale Vorgaben der DIN 5008 zur Geschäftsbrief-Fußzeile gibt es nicht. Wichtig ist nur, dass die Abstände der Seitenränder korrekt sind:
- Linker Rand: 2,5 cm
- Rechter Rand: 1, 5 – 2 cm
- Unten: 2,5 cm
Von größerer Bedeutung als die korrekten Abstände sind die Pflichtangaben, die Selbstständige bzw. Unternehmer hier eintragen müssen. Was genau wohin gehört, verraten wir gleich im nächsten Abschnitt.
Aufbau und Gliederung von Geschäftsbriefen
Ein professioneller Geschäftsbrief besteht aus mehreren Bestandteilen:
- Briefkopf
- Textkörper
- Fußzeile
1. Briefkopf
Der Briefkopf dient mehreren Zwecken. Einerseits wird hier die Emfpängeranschrift verortet. Dank der DIN 5008 hat der Empfänger genügend Platz, um in jeden standardisierten Briefumschlag zu passen – egal ob im Hoch- oder im Querformat. Zum Empfänger gehört auch die Absenderadresse. Da es vorkommen kann, dass der Empfänger verzogen oder anderweitig postalisch nicht erreichbar ist, kommt diese mit etwas Abstand direkt darüber.
Die Infobox versorgt den Empfänger mit zusätzlichen Informationen zum Schreiben. Etwa, wann es erstellt wurde, wer der Ansprechpartner ist oder wie der Verwendungszweck, die eigene Kundennummer oder die Angebots- sowie Rechnungsnummer lautet. Jeder Geschäftsbrief erfüllt einen anderen Zweck, daher lässt sich ein Standard hier nur schwer festlegen.
Ein weiteres wichtiges Element im Briefkopf ist das eigene Logo. Es ist zwar weder gesetzlich vorgeschrieben noch von einer DIN-Norm festgelegt, aber die Platzierung des eigenen Logos dient dem Selbstmarketing. Auf diese Weise sorgt man für einen Wiedererkennungswert in einem standardisierten Schriftstück.
Die Briefkopf-Inhalte auf einen Blick:
- Firmen- oder Unternehmenslogo
- Absenderadresse (Name oder Unternehmensbezeichnung, Anschrift)
- Empfängeradresse (Anrede, Berufsbezeichnung, Titel, Vor- und Nachname, Anschrift)
- Infobox (z. B. mit Datum, Ihr / Unser Zeichen, Kunden-, Rechnungs- oder Angebotsnummer, Ansprechpartner, etc.)
2. Textkörper
Bei jedem Geschäftsbrief enthält der Textkörper etwas anderes. Handelt es sich dabei zum Beispiel um ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung, folgt nach der Anrede meist eine Tabelle, die einige Pflichtangaben enthält:
- Leistungsbeschreibung (z. B. Webdesign, SEO, Softwareentwicklung, etc.)
- Menge
- Nettopreise
- Umsatzsteuer in Euro
- Mehrwertsteuer in Prozent
- Gesamtbetrag
- Angabe einer Zahlungsfrist
Andere Geschäftsbriefe wie Mahnungen, Zahlungserinnerungen oder Anfragen werden dagegen oft als Fließtext verfasst, die Listen oder Tabellen enthalten können, um die wesentlichen Inhalte des Briefs zusammenzufassen.
Der Textkörper schließt mit einer Schlussformel bzw. einem Gruß, der je nach Empfänger variieren kann und dem eigenen Namen. Für Freelancer ist das bereits ausreichend, während Inhaber einer Kapitalgesellschaft sowie eingetragene Kaufleute noch ihren Firmennamen über dem eigenen Namen anbringen können. Wird der Geschäftsbrief händisch unterschrieben, lässt man zwischen dem Gruß und dem Namen drei Zeilen Platz.
Gehören zum Geschäftsbrief noch Anlagen, etwa aufgrund einer Bewerbung, Lieferscheinen oder sonstigen Anlässen, kann man unter dem Namen noch die Anlagen platzieren.
Zeile | Schlussformel mit Anlagen |
---|---|
xx | Mit freundlichen Grüßen |
xx | freelancermap GmbH |
xx | |
xx | (Unterschrift) |
xx | |
xx | Thomas Maas |
xx | |
xx | Anlagen |
xx | Rücksendeschein |
3. Fußzeile
In der Fußzeile eines Geschäftsbriefs finden alle nötigen Pflichtangaben sowie Zusatzinformationen einen Platz.
Gestaltung der Fußzeile ohne Handelsregistereintrag
Da Freelancer bzw. Freiberufler nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen diese hier lediglich angeben:
- Vollständiger Name (Vor- & Nachname)
- Ladungsfähige Anschrift
Im Fall einer Partnerschaftsgesellschaft gehört der Rechtsformzusatz „PartG“, „und Partner“ oder „Partnerschaft“ zum vollständigen Namen dazu. Außerdem müssen Partner einer PartG das Registergericht und die Registernummer angeben.
Gewerbetreibende, die keine „Firma“ nach dem Handelsgesetzbuch sind, müssen seit dem Wegfall von § 15b Gewerbeordnung in Geschäftsbriefen keinen Namen und keine Rechtsform mehr angeben.
hinweis
Um Verwechslungen mit anderen Unternehmern bei der Korrespondenz zu verhindern, empfehlen wir aber weiterhin die Angabe des vollständigen Namens und ggf. des Zusatzes der Rechtsform in der Fußzeile eines Geschäftsbriefs. Die Geschäftsbrief-Fußzeile von Freiberuflern könnte zum Beispiel so aussehen:
Vor- und Nachname | Kontaktinformationen | Bankverbindung |
---|---|---|
Straße und Hausnummer | Telefonnummer: 12345 678910 | Bank: Musterbank Konto |
Postleitzahl, Ort | E-Mail: [email protected] | IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 |
Steuer-ID: 000/000/00 | Web: www.freelancer-frei.de | BIC: BANKKONTO |
Gestaltung der Fußzeile mit Handelsregistereintrag
Firmen mit Handelsregistereintrag müssen in der Fußzeile einige andere Pflichtangaben machen als Freelancer. Egal ob OHG, GmbH, GmbH & Co. KG oder AG – sie alle müssen ihren Firmennamen angeben (z. B. „Tonis Traumfabrik“, „Wäscherei Wuschelweich“) und zusätzlich die entsprechende Rechtsform. Das trifft auch auf eingetragene Kaufleute, die ihre Rechtsform auch mit „e.K.“ abkürzen dürfen.
Des Weiteren muss nach HGB auch das Registergericht sowie die Handelsregisternummer in einem Geschäftsbrief enthalten sein. Außerdem wichtig ist der Standort der Firma bzw. der Sitz der Gesellschaft.
hinweis
Worin sich allerdings die verschiedenen Rechtsformen unterscheiden, sind die zusätzlichen personellen Angaben, die sie machen müssen:
GmbH
Bei einer GmbH wird der Geschäftsführer mit seinem Vor- und Nachnamen angegeben. Wenn es einen Aufsichtsrat gibt, muss man den Vorsitzenden mit seinem vollständigen Namen eintragen.
GmbH & Co. KG
Für die KG gelten alle grundlegenden Angaben wie z. B. der Firmenname, die Rechtsform, das Registergericht sowie die Nummer und der Sitz der Gesellschaft. Die vollhaftende GmbH muss in den Geschäftsbrief die Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter eintragen. Wie oben gilt: Gibt es einen Aufsichtsrat, muss der Vorsitzende ebenfalls seinen Vor- und Nachnamen angeben.
AG
Alle Vorstandsmitglieder werden mit ihrem Vor- und Nachnamen erwähnt, der Vorstandsvorsitzende muss entsprechend gekennzeichnet werden. Auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats muss seinen vollständigen Namen angeben.