Active Sourcing: Definition, Methoden, Tipps und Tools

Der Fachkräftemangel erfordert neue Strategien, um die besten Talente, Azubis und Nachwuchskräfte zu finden. Eine bewährte Methode ist das Active Sourcing, also die aktive Suche nach geeignetem Personal. Aber was genau hat es damit eigentlich auf sich, wie funktioniert es und was muss man dabei beachten? In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen zum Thema. Außerdem geben wir praxisnahe Tipps und sprechen über Tools, mit denen das Active Sourcing gelingt.

Das Wichtigste in Kürze

• Als Active Sourcing bezeichnet man die aktive Suche nach geeignetem Personal mittels verschiedener Online- und Offline-Maßnahmen.
• Active Sourcing ist vor allem deshalb interessant, weil viele Talente nicht aktiv auf Jobsuche sind und so angesprochen und überzeugt werden können.
• Geeignete Tools und Kanäle fürs Active Sourcing sind zum Beispiel Recruiting-Softwares wie onlyfy one (von XING) oder Business-Netzwerke, etwa LinkedIn oder XING.
• Weitere Maßnahmen können die aktive Ansprache von möglichen Kandidaten auf Jobmessen, der eigene Kandidatenpool oder Mitarbeiterempfehlungsprogramme sein.

Was ist Active Sourcing?

Unter dem Begriff Active Sourcing werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die auf die aktive Ansprache potenziell geeigneter Kandidaten abzielen. Aufgrund des Fachkräftemangels ist eine solche Vorgehensweise notwendig, da sich die passenden Talente oft bereits in einer Anstellung befinden und auf das eigene Jobangebot aufmerksam gemacht werden müssen.

Im Grunde stellt das Active Sourcing das Gegenteil zu herkömmlichen Methoden der Personalbeschaffung dar, etwa das Schalten einer Stellenanzeige. Dabei schreibt ein Unternehmen eine offene Stelle aus, z. B. auf der Karriereseite oder in Social Media und hofft auf eingehende Bewerbungen – ganz nach dem Motto „Post and Pray“.

Dagegen wird beim Active Sourcing nicht passiv gewartet, sondern aktiv gehandelt. Die Basis des Active Sourcings bildet eine gründliche Recherche, die Grundlage hierfür ist ein durchdachtes Anforderungsprofil. Bei der Recherche werden potenzielle Kandidaten identifiziert und anschließend kontaktiert. Ziel ist es, den Kandidaten auf das Jobangebot aufmerksam zu machen und zu einem Wechsel zu bewegen.

Derjenige, der das Active Sourcing betreibt, wird auch als Active Sourcer, Headhunter, Recruiter oder Personalberater bezeichnet.

Welche Vorteile bietet das Active Sourcing?

Durch die proaktive Ansprache von potenziellen Kandidaten und besonders High Potentials ergeben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile, auf die wir nachfolgend einzeln eingehen:

• Direkter Zugang zu qualifizierten Fachkräften
• Mehr Effizienz bei der Suche nach Kandidaten
• Kostenersparnis
• Stärkung der Arbeitgebermarke (Employer Branding)
• Bessere Passgenauigkeit bei der Ansprache
• Aktive Kontrolle über den Recruiting-Prozess

1. Direkter Zugang zu qualifizierten Talenten

Active Sourcing ermöglicht den direkten Zugang zu hochqualifizierten Fachkräften, die möglicherweise nicht aktiv auf Jobsuche sind. Unternehmen können somit auf einen erweiterten Talentpool zugreifen, der durch herkömmliche Stellenausschreibungen unentdeckt bleiben könnte.

2. Zeitersparnis bei der Kandidatensuche

Indem gezielt nach passenden Kandidaten gesucht wird, können Unternehmen den Rekrutierungsprozess beschleunigen. Durch die Nutzung von Netzwerken wie LinkedIn oder spezialisierten Plattformen können qualifizierte Kandidaten schneller identifiziert und angesprochen werden, wodurch die Time-to-Hire reduziert wird.

3. Kostenersparnis

Während die direkte Ansprache von Talenten zunächst ressourcenintensiv erscheinen mag, spart Active Sourcing langfristig Kosten. Es reduziert die Abhängigkeit von teuren Stellenanzeigen und externen Rekrutierungsfirmen. Zudem minimiert es das Risiko von Fehlbesetzungen, da Kandidaten gezielt auf ihre Eignung geprüft werden.

4. Stärkung der Arbeitgebermarke

Die direkte Ansprache von Kandidaten bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitgebermarke aktiv zu präsentieren und zu stärken. Potenzielle Mitarbeiter erhalten frühzeitig einen positiven Eindruck vom Unternehmen, was die Chancen erhöht, dass sie sich für das Unternehmen entscheiden.

5. Bessere Passgenauigkeit

Da beim Active Sourcing gezielt Kandidaten angesprochen werden, die den Anforderungen entsprechen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie besser in die Unternehmenskultur passen und langfristig im Unternehmen bleiben.

6. Aktive Kontrolle über den Recruiting-Prozess

Im Gegensatz zu passiven Methoden, bei denen das Unternehmen auf Bewerbungen wartet, hat es beim Active Sourcing die Kontrolle darüber, welche Talente angesprochen werden. Das ermöglicht eine gezieltere Auswahl und eine stärkere Fokussierung auf hochqualifizierte Kandidaten.

Wie funktioniert Active Sourcing? 

Das Active Sourcing folgt – wie jede andere Recruiting-Strategie auch – einem klaren Prozess. Dieser reicht ähnlich wie bei passiven Methoden von der Bedarfsanalyse bis zur Pflege des Talentpools. Allerdings sehen die Schritte dazwischen beim Active Sourcing um einiges aktiver aus.

Prozess des Active Sourcings

Active Sourcing folgt einem strukturierten Prozess, der in mehreren Phasen abläuft. Jede Phase ist darauf ausgerichtet, die richtigen Kandidaten zu finden, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen und sie für eine Position im Unternehmen zu gewinnen.

1. Bedarfsanalyse und Zielgruppendefinition

Zu Beginn steht die genaue Analyse des Personalbedarfs im Unternehmen. Es muss klar definiert werden, welche Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften der ideale Kandidat mitbringen soll. Basierend darauf wird die Zielgruppe festgelegt. Handelt es sich um erfahrene Fachkräfte, Berufseinsteiger oder spezialisierte Experten? Je präziser diese Anforderungen definiert sind, desto effizienter lässt sich die Suche gestalten.

2. Kandidatenrecherche

In dieser Phase beginnt die eigentliche Suche nach potenziellen Kandidaten. Recruiter nutzen dafür verschiedene Quellen und Plattformen, insbesondere berufliche Netzwerke wie LinkedIn, Xing oder Branchenspezifische Jobportale sowie Freelancing-Portale. Auch Datenbanken, Fachforen und sogar soziale Netzwerke wie Twitter oder GitHub können nützlich sein, um geeignete Profile zu finden. Bei der Suche werden gezielte Filter angewandt, um Personen zu finden, die den definierten Anforderungen entsprechen.

3. Erstkontakt und Ansprache

Hat der Recruiter interessante Kandidaten identifiziert, erfolgt die erste Kontaktaufnahme. Dieser Schritt ist besonders sensibel, da es sich bei den angesprochenen Personen in der Regel um passive Kandidaten handelt. Diese haben meist keinen unmittelbaren Wechselwunsch, sodass die Ansprache überzeugend, professionell und persönlich erfolgen muss.

Hier ist es wichtig, sich deutlich von standardisierten Massenmails abzuheben. Die Nachricht sollte individuell auf das Profil des Kandidaten zugeschnitten sein. Es empfiehlt sich, den beruflichen Werdegang oder besondere Projekte der Person aufzugreifen und klar darzulegen, warum sie für die ausgeschriebene Position besonders geeignet ist. Gleichzeitig sollten auch die Vorteile und Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen betont werden.

4. Aufbau einer Beziehung

Nicht jeder Kandidat wird sofort auf die erste Ansprache reagieren. Daher ist es entscheidend, im Active Sourcing eine Beziehung zu den potenziellen Bewerbern aufzubauen. Dies geschieht oft über mehrere Kontaktaufnahmen hinweg. Kandidaten können beispielsweise in einen Talentpool aufgenommen werden, um sie regelmäßig über neue Jobangebote oder relevante Unternehmensinformationen zu informieren.

Ein wichtiger Aspekt dieser Phase ist es, den Kandidaten nicht zu drängen, sondern ihm Zeit zu lassen, sich mit dem Angebot auseinanderzusetzen. Indem man kontinuierlich im Austausch bleibt und sich als attraktiver Arbeitgeber positioniert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kandidat langfristig Interesse an einem Jobwechsel zeigt.

5. Bewerbungsprozess und Verhandlung

Zeigt ein Kandidat Interesse, geht es in die nächste Phase: den Bewerbungsprozess. Oft wird dieser im Rahmen des Active Sourcings etwas informeller gestaltet, da der Kontakt bereits über persönliche Ansprache aufgebaut wurde. Dennoch ist es wichtig, dass die formalen Schritte eines Bewerbungsverfahrens – von der Einreichung der Unterlagen bis zu den Gesprächen – professionell ablaufen.

Während des Bewerbungsprozesses kann es notwendig sein, mit dem Kandidaten über das Jobangebot und die Rahmenbedingungen zu verhandeln. Hier zeigt sich der Vorteil des Active Sourcings: Da der Recruiter den Kandidaten bereits gut kennt, können die Verhandlungen gezielt auf die individuellen Wünsche und Bedürfnisse eingehen.

6. Pflege des Talentpools

Auch wenn ein Kandidat nicht sofort für eine offene Position infrage kommt, ist es sinnvoll, ihn im Talentpool zu behalten. Dieser Pool dient als Datenbank für zukünftige Rekrutierungen und ermöglicht es, bei neuen Jobangeboten schnell geeignete Kandidaten erneut anzusprechen. Eine regelmäßige, jedoch unaufdringliche Kommunikation ist hierbei entscheidend, um das Interesse aufrechtzuerhalten und die Bindung zum Unternehmen zu stärken.

Active Sourcing Methoden

Die Möglichkeiten Active Sourcing zu betreiben sind breit gefächert. Diese können sowohl online via Online-Plattformen als auch offline über Berufsmessen, Hochschulkontaktmessen, Seminaren und Workshops stattfinden.

Obwohl eine wesentliche Quelle mittlerweile die sozialen Medien darstellen, sollte das Active Recruiting nicht mit dem Social Media Recruiting gleichgestellt werden. Der Fokus im Active Sourcing ist nämlich weniger von Personalmarketing geprägt, sondern basiert hauptsächlich auf dem Fokus des persönlichen Kontakts. Welche Methoden es für das Active Sourcing gibt, klären wir nachfolgend:

Online Active Sourcing

1. Talent Mining 

Die Königsdisziplin auf der Suche nach geeigneten Kandidaten wird Talent Mining oder auch Profile Mining genannt. Diese Methode basiert auf der gezielten Suchmaschinen-Steuerung mithilfe einfacher Keywords und sogenannten Booleschen Befehlen. Active Sourcing anhand der Booleschen Suche ist jedoch nur effizient, wenn die nötige Erfahrung und das Know-how im Bereich der Suchmaschinenhandhabung vorhanden sind. Die intuitive Verwendung von Schlagworten ist hier nicht zielführend. Das Erlernen eines Workflows sowie die Erstellung von effizienten Suchbefehlsketten (Strings) ist unabdingbar.

2. Lebenslaufdatenbanken

Zahlreiche Jobbörsen bieten kostenlose Lebenslaufdatenbanken an in denen man sich registrieren kann, um von Unternehmen gefunden zu werden. Insbesondere in der MINT – Rubrik (Mathematik, IT, Naturwissenschaft & Technik), welche vom Fachkräftemangel besonders betroffen sind, stellt die Lebenslaufdatenbank eine geeignete Möglichkeit zur Kandidatensuche dar. Aber auch für die Besetzung MINT ferner Positionen finden Lebenslaufdatenbanken immer häufiger an Verwendung.

3. Business Netzwerke

Einer der beliebtesten Recruiting Trends stellen Business Plattformen wie zum Beispiel LinkedIn dar. Sie sind die erste Anlaufstelle, wenn es ums Active Sourcing geht. Hier sind die Plattformen im Vergleich zu sozialen Medien, lediglich auf Karrierethemen ausgerichtet, woraufhin Recruiter gezielt Kontakte aufbauen und auf geeignete Kandidaten zurückgreifen können.

Wichtig zu beachten ist hierbei, dass die Qualität vor der Quantität zählt. Insbesondere gefragte Nutzer der MINT Bereiche werden häufig von Anfragen der Recruiter überhäuft. Um Imageschäden zu vermeiden gilt es, Zeit in die Suche nach neuen Mitarbeitern zu investieren, sodass der Umgang persönlich und nicht aufdringlich wirkt.

Eine Unterkategorie bei der Active Sourcing Methode über Business Netzwerke stellt das Referral Sourcing, zu Deutsch: Mitarbeiterempfehlung dar. Beim Referral Sourcing prüfen Unternehmen in den sozialen Business Plattformen die Profile ihrer aktuellen Mitarbeiter, um so über deren Beziehungen, mögliche potenzielle Kandidaten ausfindig zu machen.

4. Freelancerportale

Auch Freelancer Datenbanken gewinnen an Beliebtheit. Suchen Unternehmen für kurz- oder langfristige Projekte Experten in einem bestimmten Fachgebiet wie in der IT-Branche, bedienen sie sich gern auf Freelancerportalen. Auf diese Weise können via kostenlose Vermittlung, Kontakte für spezifische Projekte geknüpft werden.

Offline Active Sourcing

1. Messen

Unabhängig ob Job Messe, Recruiting Messe oder Absolventenkongress. Auf Messen tummeln sich zahlreiche potenzielle Kandidaten mit ähnlichem Interesse an beruflichen Themen. Hier können Active Sourcer das Gespräch suchen und, dem Gegenüber seines Einverständnisses vorausgesetzt, potenziell attraktive Profile in ihren Talentpool aufnehmen.

2. Seminare/Webinare/Workshops

Seminare und Workshops, oder in Corona Zeiten Webinare, bieten eine gute Basis für beruflichen Austausch. Grundsätzlich sind diese sozialen Situationen gut geeignet, um interessante Kontakte zu knüpfen. Da die Teilnahme an einer solchen Veranstaltung meist ein Grundinteresse zum gegebenen Thema oder der Branche voraussetzt, ist die Organisation von Seminaren und Workshops vielversprechend.

3. Campus Recruiting

Das Recruiting auf Hochschulveranstaltungen stellt eine Möglichkeit dar, Studenten schon vor ihrem Abschluss an das Unternehmen zu binden und das Employer Branding zu stärken. Durch Praktika und Werkstudentenangebote können Unternehmen künftige Potenziale unverbindlich kennenlernen und so, ihren Talent Pool aufstocken.

Technologien im Active Sourcing

Moderne Tools und Technologien spielen eine zentrale Rolle im Active Sourcing. Neben den bekannten beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und Xing gibt es spezialisierte Softwarelösungen, die den Prozess unterstützen. Diese Tools helfen dabei, Profile zu analysieren, Talentpools zu erstellen und die Kommunikation zu verwalten. Sie bieten oft auch Funktionen zur Automatisierung bestimmter Abläufe, wie etwa das Versenden von personalisierten Nachrichten oder das Nachverfolgen von Kandidatenreaktionen. Typische Tools für das Active Sourcing sind:

• onlyfy one von Xing
• Talentwunder
• MoBerries
• Jobleads
• JoinVision
• Prescreen
• CleverConnect

Zudem setzen viele Unternehmen auf Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die Suche nach potenziellen Kandidaten zu optimieren. Algorithmen analysieren Daten aus unterschiedlichen Quellen und liefern Vorschläge für Kandidaten, die besonders gut zur offenen Position passen.

Fazit

Active Sourcing ist eine effiziente Methode, um qualifizierte Talente gezielt anzusprechen und für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Es erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, eine professionelle Ansprache und den Einsatz moderner Technologien. Durch den Aufbau langfristiger Beziehungen zu potenziellen Kandidaten und die Pflege eines Talentpools wird der Rekrutierungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch qualitativ verbessert. Insbesondere in Branchen mit Fachkräftemangel ist Active Sourcing ein unverzichtbares Instrument geworden, um den Wettbewerb um die besten Talente erfolgreich zu bestehen.