Arbeitsvertrag mit Familienangehörigen – Ehefrau auf Minijobbasis anstellen

Wenn die Zeit zwischen Projekten, Akquise und Buchhaltung wieder einmal knapp wird, spielen viele Freelancer mit dem Gedanken Mitarbeiter einzustellen. Hierfür bietet sich oftmals das engere Umfeld der Angehörigen an – zum Beispiel der Ehepartner. Wir verraten jetzt, welche Vorteile es hat, seine Familienmitglieder auf Minijobbasis anzustellen und worauf man dabei achten muss.

Vorteile

Neben den offensichtlichen Vorteilen, den Bewerbungsprozess zu umgehen und den Mitarbeiter gut zu kennen, gibt es noch eine Reihe weiterer Pluspunkte, die für die Anstellung des Ehepartners oder eines Familienmitglieds sprechen:

• Einzahlung in die Rentenversicherung
• Steuerliche Begünstigungen

Einzahlung in die Rentenversicherung

Egal ob bei einem Minijob auf 538-Euro-Basis oder bei einer normal sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit – der Job unterliegt der Beitragspflicht der gesetzlichen Rentenversicherung. Jeden Monat werden insgesamt 18,6 % des Bruttolohns abgezogen. Davon trägt 9,3 % der Arbeitnehmer und 9,3 % der Arbeitgeber.

Beim Minijob hingegen zahlt der Arbeitgeber 15 % und der Arbeitnehmer einen Eigenbetrag von 3,6 % in die Rentenversicherung ein. Bei einem monatlichen Einkommen in Höhe von 538 Euro (Minijob) beläuft sich der Eigenanteil daher auf 18,72 Euro pro Monat. So kann der angestellte Ehepartner bzw. eine angestellte Ehefrau beispielsweise zum Aufbau ihrer eigenen Altersvorsorge beitragen.

Minijobber haben die Möglichkeit, sich jederzeit von der Rentenversicherungspflicht befreien zu lassen. Diese Entscheidung gilt für die gesamte Dauer der geringfügigen Beschäftigung und sollte wohlüberlegt sein.

Denn grundsätzlich ist zu beachten, dass über den Minijob zusätzliche Rentenversicherungszeiten gesammelt werden können und man sich so ein Rentenplus fürs Alter sichern kann. Es sollte daher eine individuelle Beratung sollte über die dafür zuständige Stelle oder die deutsche Rentenversicherung erfolgen.

Steuerliche Begünstigungen

Das Gehalt, welches an den Angehörigen ausgezahlt wird, kann zusätzlich als Betriebsausgabe abgesetzt werden, was die Steuerlast des Unternehmens senkt. Zudem kann der Unternehmer von den steuerfreien Lohnbestandteilen profitieren: Anstelle einer Gehaltserhöhung oder eines Bonus kann ein Freelancer, dem auf 538-Euro Basis angestellten Familienmitglied, einen neuen Laptop oder ein Smartphone kaufen.

Auch Waren- und Tankgutscheine in Höhe von maximal 50 Euro oder die Bezuschussung der Kinderbetreuung sind möglich. Der Vorteil hierbei ist, dass diese Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Arbeisvertrag für geringfügig Beschäftigte: Pflichtangaben

Wer seine Familienangehörigen (z. B. die Ehefrau oder den Ehemann) auf Minijobbasis einstellen möchte, sollte einen Arbeitsvertrag mit ihnen abschließen. Auf diese Weise kann man sicherstellen – besonders gegenüber dem Finanzamt – dass keine Scheinselbstständigkeit oder Schwarzarbeit vorliegt. Diese Form des Beweises wird auch als „Fremdvergleich“ bezeichnet. Was das genau bedeutet, klären wir weiter unten in diesem Beitrag.

Damit der Arbeitsvertrag mit Familienangehörigen eine Prüfung besteht, muss er einige Pflichtangaben nach § 2 Nachweisgesetz enthalten:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Ende bzw. voraussichtliche Dauer bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Arbeits- bzw. Einsatzort, bei mehreren Arbeitsorten ein entsprechender Hinweis darauf
• Beschreibung der durchzuführenden Tätigkeiten
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgelts und Fälligkeit
• Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten
• Anspruch auf eventuelle Fortbildungen
• Jährlicher Urlaubsanspruch
• Kündigungsmodalitäten (Schriftform, Kündigungsfristen sowie Frist zur Erhebung einer Klage auf Kündigungsschutz)
• Evtl. Dienstvereinbarung oder Tarifvertrag

Urlaubsanspruch für Minijobber berechnen

Schon gewusst? Minijobber bzw. geringfügig Beschäftigte haben einen Urlaubsanspruch in Höhe von 24 Tagen pro Jahr, ausgehend von einer 6-Tage-Woche. Der Urlaubsanspruch wird wie folgt berechnet:

Arbeitstage / Woche x 24 : 6

Fremdvergleich des Finanzamtes

Ob Ehefrau, Sohn oder sonstiger Verwandter – es muss sichergestellt sein, dass die Beschäftigung, ähnlich wie mit nichtverwandten Arbeitnehmern, gestaltet ist. Denn gerade bei angestellten Familienangehörigen wirft das Finanzamt bei der jährlichen Steuerprüfung gern einen zweiten Blick auf die eingereichten Unterlagen.

Einer sachgemäßen Anstellung sollte nichts im Wege stehen, wenn die vorgesehenen Dokumente erstellt und ein paar Punkte beachtet wurden. Die Unterlagen können dem Finanzamt im Falle einer Prüfung vorgelegt werden. Die folgenden Punkte sind ausschlaggebend dafür, dem Fremdvergleich des Finanzamtes standzuhalten, um die Lohnzahlung als Betriebsausgabe absetzen zu können:

1. Schriftlicher Arbeitsvertrag
   Der Arbeitsvertrag zwischen Ehegatten und sonstigen Familienmitgliedern sollte eine präzise Beschreibung der Tätigkeit und Zeiten, zu denen jene Tätigkeiten erledigt werden sollen, enthalten. Außerdem sollten Angaben zum Arbeitsumfang in Form von Stundenzahlen, zur Vergütung, zu Urlaubsansprüchen und zur Kündigungsfrist enthalten sein.
   
2. Nachweis der geleisteten Stunden
   Mithilfe von Stundenaufzeichnungen kann der Betrieb seine Glaubwürdigkeit, in Bezug auf die geleistete Arbeit durch einen Verwandten, vor dem Finanzamt unterstreichen. Beispielsweise kann in einer Excel-Tabelle erfasst werden, an welchen Tagen und zu welcher Zeit, welche Aufgabe erledigt wurde.
   
3. Angemessene Bezahlung
   Das Gehalt muss sich im angemessenen Rahmen zur Tätigkeit befinden. Angenommen, ein Freelancer stellt seine Ehefrau als Sekretärin ein, die Diplom-Ingenieurin ist. Geht die Vergütung weit über das Gehalt einer Sekretärin hinaus, gilt die Vergütung als unangemessen und das Finanzamt erkennt das Arbeitsverhältnis nicht an. Der bezahlte Lohn muss im Verhältnis zur Tätigkeit stehen und nicht zur Qualifikation der Eingestellten.

Anmeldung eines Angestellten

Um einen Mitarbeiter einzustellen – egal ob in Form eines Minijobs oder als Festanstellung – muss die Betriebsnummer des Unternehmens bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Je nachdem, ob es sich um ein Arbeitsverhältnis auf geringfügiger Basis handelt oder nicht, erfolgt die Anmeldung bei unterschiedlichen Institutionen.

Um die Anmeldung von Minijobs für den Arbeitgeber zu vereinfachen, gibt es hier lediglich eine Anlaufstelle – die Minijob-Zentrale. Dieser müssen die Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden. Bei Midi-, Teil oder Vollzeitjobs erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers über verschiedene Anlaufstellen.

Nach sachgemäßer Anmeldung des Angestellten werden die Daten der Deutschen Rentenversicherung übermittelt, die bei Arbeitsverhältnissen unter Familienangehörigen ein sogenanntes Feststellungsverfahren einleitet.

Statusfeststellung

Sobald ein Freiberufler eine Beschäftigung mit Ehepartnern und anderen Familienangehörigen beantragt wird, findet eine verbindliche Statusfeststellung nach §7a SBG IV statt. Jene Feststellung führt die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung durch und legt anschließend den Sozialversicherungsstatus fest. Dabei orientiert sich die Clearingstelle, ähnlich wie das Finanzamt, an den Punkten der Checkliste zum Fremdvergleich.

Fazit

Die Mitarbeit eines Familienangehörigen kann Vorteile wie steuerliche Begünstigungen für den Betrieb mit sich bringen. Oftmals lohnt es sich, ein Familienmitglied auf Minijobbasis anzustellen, da so keine zusätzlichen Kosten für Sozialversicherungen entstehen. Jedoch prüft das Finanzamt bei der Beschäftigung von Familienangehörigen genau, ob jenes Arbeitsverhältnis lediglich zum Schein besteht, weswegen das Verhältnis dem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss.