Freelancer werden: In nur 10 Schritten zur Selbstständigkeit

Sich selbstständig zu machen kann beängstigend und aufregend zugleich sein. Doch wie gelingt der Schritt in die Unabhängigkeit und worauf muss dabei geachtet werden? Wir zeigen anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie es geht. Außerdem klären wir die wichtigsten Fragen rund um Anmeldung, Steuern und Co.

Was ist ein Freelancer?

Freelancer sind freie Mitarbeitende, die für Unternehmen/Auftraggeber arbeiten, ohne dabei fest angestellt zu sein. Dabei erhalten sie Aufträge in Form von Projekten, die zeitlich begrenzt sind und auf selbstständiger Basis ausgeführt werden.

An den einzelnen Projekten arbeiten Freelancer selbstbestimmt. Sowohl ihre Arbeitszeit als auch das Arbeitsvolumen teilen sie selbst ein und suchen sich auch den bevorzugten Arbeitsort selbst aus. Zudem sind sie nicht weisungsgebunden, da sie nicht in die Organisation eingegliedert sind.

Was ist der Unterschied zwischen Freelancer und Freiberufler?

Oft wird der Begriff Freelancer mit dem deutschen Wort Freiberufler gleichgesetzt. Das ist so aber nicht ganz richtig, auch wenn es einige Überschneidungen gibt. Zum Beispiel arbeiten beide Gruppen auf selbstständiger Basis und sind meist in der Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen frei. Aber worin genau liegt der Unterschied zwischen Freelancern und Freiberuflern?

Freiberufler sind Personen, die ganz bestimmten Berufsgruppen angehören – den sogenannten „Katalogberufen“. Hierbei handelt es sich um Berufsbezeichnungen, die als freiberufliche Tätigkeit in § 18 EStG (Einkommensteuergesetz) gelistet werden:

• Ärzte
• Zahnärzte
• Tierärzte
• Rechtsanwälte
• Notare
• Patentanwälte
• Vermessungsingenieure
• Ingenieure
• Architekten
• Handelschemiker
• etc.

Dem Gesetz nach sind Freiberufler also Personen, die eine „selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ ausüben. Neben fest definierten Berufsbezeichnungen gibt es einen weiteren Unterschied zwischen Freelancern und Freiberuflern: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und sind daher nicht gewerbesteuerpflichtig.

Warum Freelancer werden? Gründe für die Selbstständigkeit

Oft steht hinter der Entscheidung, die Festanstellung zu verlassen, eine persönliche Unzufriedenheit. Aus unserem Freelancer-Kompass ging hervor, dass sich 68 % der Befragten selbstständig gemacht haben, um unabhängig zu sein und von flexibleren Arbeitszeiten zu profitieren.

37 % suchten dagegen nach einer fachlichen Herausforderung bzw. einer abwechslungsreicheren Tätigkeit, während sich für 33 % die persönliche Lebenssituation so verändert hat, dass ein gewöhnlicher „Nine-to-five-Job“ die gewünschte Freiheit nicht bieten konnte. Weitere Gründe unserer Teilnehmer:

• 32 %: Bessere Verdienstmöglichkeiten (Aktuell liegt der durchschnittliche Freelancer-Stundensatz bei 102 Euro)
• 16 %: Günstige Marktsituation
• 13 %: Gründung aus der Arbeitslosigkeit heraus

Vor- und Nachteile der Freelancing-Karriere

Vorteile der Freelancing-Karriere

Wer Freelancer werden will, darf mit zahlreichen Vorteilen rechnen:

• Sehr hohe Entscheidungsfreiheit (wann arbeite ich wo, woran und mit wem?)
• Flexibilität im Arbeitsalltag, durch freie Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort
• Selbstverwirklichung bzw. eigene Ideen und Wünsche voranbringen
• Fachliche Weiterentwicklung und Weiterbildung
• Abwechslung durch wechselnde Projekte und Auftraggeber

Ein weiterer großer Vorteil ist die finanzielle Freiheit, die Freelancer genießen. Je nach Branche und Voraussetzungen, sind die Verdienstmöglichkeiten für Freelancer und Freiberufler deutlich besser als in einem Angestelltenverhältnis. Und zumindest in der Theorie gibt es für Selbstständige keine Verdienstgrenzen.

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Zum Beispiel verdienen Freelancer laut unserer Studie im Schnitt 7.015,50 Euro brutto pro Monat. Zum Vergleich: Das durchschnittliche Einkommen eines Vollzeitbeschäftigten liegt laut Statistischem Bundesamt bei rund 4.300 Euro. Je nach gewählter Branche, Bildungsstand und einigen anderen Faktoren kann das Freelancer-Einkommen stark variieren.

Nachteile des Freelancings

Die Selbstständigkeit bringt nicht nur Vorteile mit sich. Da Freelancer und Freiberufler nicht festangestellt sind, müssen sie sich selbst um beispielsweise Sozialabgaben und ihre Rentenversicherung kümmern. Hinzu kommen Ausgaben für Steuern, die bei Arbeitnehmern nicht anfallen, etwa die Gewerbesteuer (nur für Freelancer, nicht Freiberufler).

Freelancer müssen sich zudem selbst um die Kundenakquise kümmern, da sie kein festes Einkommen haben – und bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gibt es auch nicht. Obwohl es einige Nachteile bzw. Risiken gibt, würden sich laut Freelancer-Kompass über 90 % der Freelancer wieder Selbstständig machen.

Risiko Scheinselbstständigkeit vermeiden

Das Thema Scheinselbstständigkeit in Deutschland stellt sowohl für Freelancer als auch für Auftraggeber ein Risiko dar. Wird eine etwaige Scheinselbstständigkeit festgestellt, muss der Auftraggeber die Abgaben für Sozialversicherung (z. B. Kranken-, Unfall-, Renten- und Arbeitslosigkeitsversicherung) Nachzahlen. Der Freelancer hingegen profitiert von einem Urlaubsanspruch und der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Selbstständig ist der Freelancer dann jedoch nicht mehr. Um das Risiko der Scheinselbstständigkeit von Anfang an zu vermeiden, sollten Freelancer folgendes beachten:

• Feste Arbeitszeiten vermeiden
• Es darf keine Integration in die Organisation des Auftraggebers erfolgen
• Freelancer dürfen nicht weisungsgebunden sein
• Keine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie Urlaubsanspruch
• Kein regelmäßiges Einkommen durch einen Auftraggeber
• etc.

Wenn sich Freelancer schon während der Kundenakquise darauf konzentrieren, an Projekten mehrerer Auftraggeber zu arbeiten, können sie den Verdacht auf Scheinselbstständigkeit gut minimieren.

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Voraussetzungen, um Freelancer zu werden

Grundsätzlich kann jeder Freelancer werden. Vor dem Start in die Selbstständigkeit – egal ob Haupt- oder vorerst Nebenberuflich – sollten ein paar Punkte berücksichtigt werden:

• Bringe ich bereits Erfahrung in dem Bereich mit?
• Welche besonderen Kenntnisse habe ich in Branche XY?
• Will ich mich haupt- oder nebenberuflich selbstständig machen?
• Wie viel will oder muss ich verdienen, um Gewinne zu erzielen?
• Brauche ich eine besondere Ausbildung oder eine spezielle Fortbildung?

Ein akademischer Abschluss oder eine spezielle Ausbildung ist oft nicht nötig, um Freelancer zu werden. Will man sich allerdings als Freiberufler selbstständig machen, ist eine Fachausbildung jedoch zwingend nötig. Das gilt zum Beispiel für Ärzte bzw. Tierärzte, Steuerberater oder Rechtsanwälte. In den sogenannten Freien Kulturberufen benötigen Künstler oder Journalisten oft keine Grundausbildung, obwohl das die Karriere voranbringen kann.

Die Freien Berufe haben im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.

Bundesverband der Freien Berufe e.V.

Welche Tätigkeitsfelder machen als Freelancer Sinn?

Es gibt zahlreiche freiberufliche und gewerbliche Tätigkeitsfelder, die sich fürs Freelancing eignen. Für Freiberufler lohnt sich bei der Wahl des richtigen Berufs ein Blick in § 18 Einkommenssteuergesetz und § 1 Partnergesellschaftsgesetz. In den Gesetzestexten werden die möglichen Katalogberufe für Freiberufler genannt:

Freie Berufe nach § 18 EStG	Ergänzende Freie Berufe nach § 1 PartGG
Ärzte, Zahnärzte, Dentisten, Tierärzte	Hebammen
Krankengymnasten, Heilpraktiker	Heilmasseure
Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte	Hauptberufliche Sachverständige
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater	Wissenschaftler
Vermessungsingenieure, Ingenieure	Künstler
Architekten	Schriftsteller
Handelschemiker	Lehrer
Beratende Volks- und Betriebswirte	Erzieher
Vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte	Diplom Psychologen
Journalisten, Bildberichterstatter
Dolmetscher, Übersetzer
Lotsen

Gewerbesteuerpflichtige Freelancer können sich ebenfalls mit vielfältigen Berufsbildern selbstständig machen:

• Texter, Copywriter (z. B. mit Spezialisierung auf SEO)
• Softwareentwickler / Softwaredesigner
• Grafikdesigner
• Digital Marketing Manager / Online Marketing Manager
• Content-Manager
• Data Analyst
• Datenbankentwickler
• SAP-Administrator
• Recruiter bzw. HR-Recruiter
• Frontend- oder Backend-Entwickler
• Softwaretester
• CNC-Entwickler
• etc.

Besonders in den vom Fachkräftemangel betroffenen Branchen stehen die Chancen gut, sich als Freelancer zu positionieren und schnell an Aufträge zu gelangen. Dazu gehören Berufe aus dem MINT-Bereich, Bau und Gebäudetechnik, Lehre und Erziehung.

Freelancer werden in nur zehn Schritten

Der Arbeitsmarkt bietet die besten Voraussetzungen für Freelancer. Aber wie wird man eigentlich freier Mitarbeiter? Nachfolgend klären wir die zehn Schritte die es braucht, um erfolgreich Freelancer zu werden – vom Businessplan über die Anmeldung bis zur ersten Rechnung. Los geht’s!

#1: Businessplan erstellen

Wer sich als Freelancer oder Freiberufler selbstständig will, sollte zunächst einen Businessplan erstellen. Obwohl das nach viel Arbeit klingt, ist die Erstellung eines Businessplans eine echte Erleichterung in der Startphase. Auch nach der Gründung hilft er dabei, den Überblick über das Geschäft zu behalten. Im Businessplan werden viele wichtige Fragen beantwortet. Zum Beispiel:

• Wie viel Startkapital brauche ich, bzw. wird eine laufende Finanzierung benötigt?
• Wie sieht der Markt aus, in dem ich mein Business etablieren möchte?
• Wie viele Kontrahenten habe ich? (Bezogen auf Branche, Expertenlevel und Region)
• Welche Dienstleistung führe ich genau aus?
• Welche Rechtsform wähle ich? (Dazu mehr in Schritt #5)
• Welche Stärken und Schwächen hat meine Geschäftsidee?
• Welchen Stundensatz werde ich verlangen, bzw. in welcher Form werde ich abrechnen?

Der Businessplan verfolgt zwei Ziele. Einerseits können Freelancer schnell nachvollziehen, ob die Unternehmung auch nach der Startphase noch so läuft, wie geplant. Auf der anderen Seite wird der Plan benötigt, um Finanzierungshilfen (z. B. durch einen Bankkredit oder den Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit) zu erhalten.

#2: Das Alleinstellungsmerkmal – USP – festlegen

Sobald sich ein detailliertes Bild über das eigene Wissen, den eigenen Fähigkeiten und den eigenen Kenntnissen gemacht werden konnte und außerdem bekannt ist, was die Kunden im ausgewählten Markt suchen, sollte unbedingt das Alleinstellungsmerkmal definiert werden. Um das herauszufinden, sollten sich folgende Fragen gestellt werden:

• Was kann ich so gut wie sonst niemand?
• Was hebt mich so sehr von den anderen Mitbewerbern ab, dass der Kunde mich mit dem Projekt beauftragen soll?
• Wie sieht mein perfekter Kunde aus?
• Was macht mich als Unternehmer zum Lieblingspartner meiner Kunden?

Dabei sollte nicht nur ein Spezialgebiet oder eine Fachkenntnis definiert werden, sondern vielmehr ein Set von Skills, das besonders macht – die eigene Freelancer-DNA sozusagen. Je detaillierter Freelancer diese definieren, desto präziser können die Probleme von potenziellen Kunden gelöst werden. Der USP bringt einen weiteren Vorteil mit sich. Durch den Fokus auf eine eventuelle Nische profitiert man von weniger Konkurrenz und einem höheren Expertenstatus. Das wirkt sich wiederum positiv auf den Stundensatz aus.

#3: Finanzen

Mit der Finanzplanung steht und fällt das Freelancing-Business, denn es muss einiges beachtet werden. Dazu gehört beispielsweise der finanzielle Bedarf, der gedeckt werden muss. Etwa private Ausgaben wie Miete, Strom, Auto, etc. oder betriebliche Ausgaben, z. B. für einen Coworking-Space. Um die entsprechenden Ausgaben zu decken und dennoch Gewinne zu erzielen, muss der passende Stundensatz ermittelt oder eine andere Abrechnungsmethode gewählt werden.

Bei der Finanzplanung müssen Freelancer noch andere Aspekte berücksichtgen. Zum Beispiel, ob haupt- oder nebenberuflich gegründet werden soll. Bei der nebenberuflichen Gründung ist der Bedarf an Startkapital sowie das unternehmerische Risiko deutlich geringer. Sobald die Auftragslage steigt, kann in die hauptberufliche Selbstständigkeit gewechselt werden.

Angehende Gründer, die in Vollzeit freelancen wollen, sollten ein Startkapital von mindestens 22.000 Euro bereithalten. Diese Summe empfehlen die Teilnehmer des Freelancer-Kompass 2024.

#4: Die ersten Projekte akquirieren und Verträge abschließen

Selbstständige müssen sich selbst um Aufträge kümmern. Damit es nicht zu Durststrecken kommt, lohnt es sich, bereits früh mit der Projektakquise zu starten. Freelancern und Freiberuflern stehen dabei mehrere Optionen offen, die parallel genutzt werden sollten:

• Ein Profil in einem Freelancer-Portal, zum Beispiel freelancermap
• Eine eigene Freelancer-Homepage, die mit Referenzen und einem Portfolio angereichert ist
• Profile in unterschiedlichen Social-Media-Kanälen, z. B. LinkedIn

Sobald die digitalen Visitenkarten angelegt sind, geht es darum, sich ein Netzwerk aufzubauen. Dabei ist es sowohl online als auch offline wichtig, Kontakte zu anderen Freelancern, zu Unternehmen und Recruitern zu knüpfen, um sich und die selbstständige Tätigkeit zu vermarkten.

Wurden die ersten Kunden von sich überzeugt, gilt es, die passenden Verträge abzuschließen. Darin wird die gewünschte Leistung sowie das Honorar festgelegt und die Zusammenarbeit für beide Seiten (Freelancer und Auftraggeber) gesichert.

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#5: Wahl der Rechtsform

Vor der Anmeldung der selbstständigen Tätigkeit muss die Rechtsform festgelegt werden. Für Freelancer und Freiberufler ergeben sich hier unterschiedliche Möglichkeiten. Die häufigste Form ist die Einzelunternehmung mit unbeschränkter Haftung. Eine gesetzlich vorgeschriebene Kapitalanlage ist nicht notwendig. Das Risiko ist bei dieser Form allerdings sehr hoch, denn der Gründer haftet mit seinem Privatvermögen.

Eine weitere Option ist das Einzelunternehmen mit beschränkter Haftung. Hierbei wird die Rechtsform als „UG“ (Unternehmergesellschaft) oder „GmbH“ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) gewählt. Bei der UG ist eine Kapitaleinlage von mindestens 1 Euro notwendig, bei der GmbH müssen Gründer zum Zeitpunkt der Anmeldung bereits 12.500 Euro einlegen (Gesamteinlage: 25.000 Euro). Die Haftung ist auf die Kapitaleinlage beschränkt, weshalb die UG und GmbH beliebte Rechtsformen bei der Gründung sind.

Welche Rechtsformen sonst noch infrage kommen und was es zu diesem Thema zu wissen gibt, haben wir im folgenden Beitrag gesammelt:

#6: Anmeldung

Die Anmeldung der Selbstständigkeit verläuft für Freiberufler anders als für Freelancer. So müssen sich Freiberufler lediglich schriftlich beim Finanzamt melden. Das klappt sogar formlos, ein einfaches Schreiben genügt. Das Finanzamt stellt anschließend die Steuernummer aus, die in der Rechnung angegeben werden muss.

Freelancer, die keine freiberufliche Tätigkeit ausüben, melden hingegen ein Gewerbe beim Gewerbeamt an. Hierfür müssen gewerbetreibende Freelancer lediglich ein Formular ausfüllen und mithilfe des Personalausweises die eigene Identität nachweisen. Die Anmeldung kostet zwischen 20 Euro und 60 Euro. Nach der Gewerbeanmeldung müssen sich Freelancer auch beim Finanzamt melden. Das funktioniert heutzutage sogar online über ELSTER. Dort muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt werden.

#7: Arbeitsplatz einrichten

Freelancer können von jedem Ort der Welt aus arbeiten – das ist zumindest die Idealvorstellung. Je nach gewähltem Beruf ist es auch möglich, am Strand den Laptop aufzumachen und mit Meeresrauschen in den Ohren am Kundenprojekt zu arbeiten. Andere Lösungen sind beispielsweise:

• Ein eigenes Büro (kostspielige Variante)
• Coworking-Spaces
• Home-Office bzw. ein eigenes Arbeitszimmer

Auch die Arbeit beim Kunden vor Ort ist durchaus möglich. Allerdings darf es sich hierbei nicht um einen fest eingerichteten Arbeitsplatz handeln, da sonst das Risiko der Scheinselbstständigkeit gegeben ist.

Egal ob Home-Office oder Coworking-Space: Die Ausstattung muss so gewählt sein, dass Freelancer damit professionell und ungestört arbeiten können. Um bei Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist eine gute Telefon- und Internetverbindung unerlässlich.

#8: Versicherungen und Altersvorsorge

Wer sich selbständig macht, ist nicht mehr vom Arbeitgeber sozialversichert und muss sich daher selbst versichern. Doch nicht nur die Kranken- und Unfallversicherung sind für Freelancer wichtig. Es empfiehlt sich auch, Sach- und Haftpflichtversicherungen abzuschließen und sich Gedanken über die Altersvorsorge zu machen. Die folgenden Versicherungen sind besonders wichtig:

• Krankenversicherung
• Unfallversicherung
• Altersvorsorge
• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Berufshaftpflichtversicherung
• Betriebshaftpflichtversicherung
• Gewerblicher Rechtsschutz
• Geschäftsinhaltsversicherung

Bei der Krankenversicherung kann zwischen einer gesetzlichen und privaten Krankenversicherung gewählt werden. Wenn sich selbstständige gesetzlich krankenversichern, müssen sie in die freiwillige Versicherung wechseln. Bei der privaten Variante gibt es zusätzlich verschiedene Tarifmodelle. Generell gilt der Grundsatz: Je geringer die zu zahlenden Beiträge, desto weniger wird erstattet.

Hinzu kommt, dass Freelancer unter Umständen nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung mitversichert sind. Hier lohnt es sich, die verschiedenen Möglichkeiten abzuklären, sich frühzeitig zu informieren und ggf. entsprechende Maßnahmen zu treffen.

#9: Steuern für Freelancer und Freiberufler

Mit der Selbstständigkeit kommt eine ganze Fülle an Verpflichtungen auf Freelancer und Freiberufler zu. Auch die Pflicht, Steuern zu zahlen:

• Einkommenssteuer
• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer

Die Einkommenssteuer müssen sowohl Freelancer als auch Freiberufler zahlen. Wie hoch die Steuerlast ausfällt, bemisst sich an den Nettoeinkünften bzw. am „zu versteuerndem Einkommen“. Dabei werden alle Einnahmen wie Umsätze sowie Zins- und Mieterträge zusammengezählt und betriebliche Ausgaben abgezogen, etwa im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Ein Beispiel: Freelancer Felix Frei ist alleinstehend und hat im ersten Geschäftsjahr als Software-Entwickler 60.000 Euro netto eingenommen. Da er den Freibetrag in Höhe von 11.604 Euro längst überschritten hat, schuldet er dem Finanzamt 14.680 Euro an Einkommenssteuer.

Das Bundesministerium für Finanzen stellt einen digitalen Lohn- und Einkommenssteuerrechner zur Verfügung. Hier können Freelancer und Freiberufler einschätzen, wie hoch die Steuerlast für die Einkommenssteuer ausfallen kann.

Für Unternehmen, die nicht zu den Kleinunternehmern (Einkommen bis 22.000 Euro im ersten Geschäftsjahr und im darauffolgenden nicht mehr als 50.000 Euro) gehören, müssen zudem die Umsatzsteuer abführen. Dabei handelt es sich um einen durchlaufenden Posten, der dem Kunden bzw. dem Auftraggeber in Rechnung gestellt wird.

Steuer-Art	Freibetrag
Einkommenssteuer	11.604 €
Umsatzsteuer	22.000 € bis 50.000 €
Gewerbesteuer	24.500 €

Freelancer, die ein Gewerbe anmelden, müssen außerdem die Gewerbesteuer bezahlen. Die Höhe der Gewerbesteuer wird mit dem sogenannten „Hebesatz“ ermittelt, der je nach Wohnort des Freelancers bzw. Gemeinde stark variieren kann. Der Hebesatz liegt bei zwischen 240 % und 490 %. Hinzu kommt ein allgemeingültiger Faktor von 3,5 %, der mit dem Hebesatz und dem zu versteuernden Gewerbeertrag multipliziert wird. Wer einen Gewerbeertrag (Gewinn aus reinem Gewerbebetrieb) von weniger als 24.500 Euro erzielt, ist von der Gewerbesteuer befreit.

#10: Rechnungen erstellen

Der erste Auftrag ist erfolgreich abgeschlossen, der Kunde ist zufrieden und es geht darum, die verrichtete Arbeit in Rechnung zu stellen. Was so einfach klingt birgt einige Tücken, auf die Selbstständige als Rechnungssteller achten sollten. Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehören:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Name und Adresse des Empfängers
• Kunden- und Rechnungsnummer
• Datum
• Dienstleistungsbeschreibung
• Nettopreis
• Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag
• Zahlungsfrist

Bei diesen Angaben gilt es ganz genau zu arbeiten, denn Fehler können verheerende Folgen haben. Verspätete Zahlungen und falsche Beträge sind dabei noch das kleinste Übel. Erhält ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung, muss er sie per Gesetz nämlich nicht bezahlen. Wir haben einige Ratgeber und Vorlagen gesammelt, die Freelancer bei der Erstellung ihrer ersten Rechnungen unterstützen:

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