So werden Unternehmen fit für die Zusammenarbeit mit Freelancern

Egal ob kurzfristige Verfügbarkeit, jede Menge Know-how für jedes Projekt oder Kosteneffizienz – die Zusammenarbeit mit Freelancern birgt eine ganze Palette an Vorteilen für Unternehmen. Damit das volle Potenzial aus der Kooperation mit Freelancern geschöpft werden kann, ist jedoch eine gründliche Vorbereitung nötig. In diesem Artikel verraten wir, wie sich Unternehmen optimal vorbereiten können.

Der Fachkräftemangel bremst die deutsche Wirtschaft nicht nur aus, er kostet auch eine Stange Geld: Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft hat Deutschland an den Fachkräftemangel bereits im Jahr 2024 rund 49 Milliarden Euro verloren. Nach der Hochrechnung soll dieser Wert 2027 auf 74 Milliarden Euro ansteigen.

Eine mögliche und effiziente Lösung für dieses Problem sind freie Mitarbeiter. Sie können Vakanzen schnell besetzen und treiben die Innovationskraft sowie Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen mit ihrem Fachwissen an. Dennoch hören wir häufig Vorbehalte.

Externe Spezialisten seien zu teuer, die Integration ins Team schwierig und das Risiko der Scheinselbstständigkeit wäre zu hoch. Aus guten Gründen kann unser CEO Argumente dieser Art nicht nachvollziehen:

Gute Rahmenbedingungen setzen – aber wie? In den folgenden Zeilen verraten wir, wie sich Unternehmen genau vorbereiten müssen, damit die Zusammenarbeit von Anfang an gelingt.

1. Freelancer-Bedarf analysieren

Bevor man dazu übergeht, blindlings Ausschreibungen zu verfassen oder Projekte zu planen, muss eine gründliche Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Hierbei müssen Unternehmen klären, welche konkreten Aufgaben an Freelancer ausgelagert werden sollen, bei welchen Projekten die Zusammenarbeit Sinn ergibt und welche Ziele man erreichen möchte.

Gerade bei offenen IT-Stellen kann sich der Einsatz von Freelancern besonders schnell bezahlt machen. Im Schnitt kann es bis zu sechs Monaten dauern, bis solche Vakanzen besetzt sind. Freie Experten sind hingegen deutlich schneller verfügbar – das Recruiting von Freiberuflern dauert lediglich wenige Wochen.

2. Budget planen

Nachdem die Bedarfsanalyse geklärt hat, welche Aufgaben und Projekte durch Freelancer übernommen werden sollen, ist es sinnvoll, das verfügbare Budget festzulegen. Das beeinflusst die Entscheidung, wie viele Freelancer und vor allem welche beauftragt werden sollen und ob das Vergütungsmodell des Freelancers in das Budget passt.

Freelancer können projektbasiert oder nach Stunden vergütet werden, je nach Art und Umfang des Projekts.

Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, den Projektumfang realistisch zu planen und so die finanziellen Mittel effizient einzusetzen. Zu eng sollte man den Gürtel an dieser Stelle allerdings nicht schnallen. Laut unserem Freelancer-Kompass haben 79 % der Freelancer bereits ein Projekt abgelehnt, weil der Stundensatz zu niedrig war.

Um das Budget ordentlich zu planen und damit einer Projektablehnung vorzubeugen, sollten Unternehmen folgende Tipps beachten:

• Bevor man einen Freelancer engagiert, sollte der Projektumfang unbedingt klar sein. Welche Aufgaben und Meilensteine soll der Freelancer übernehmen? Je besser das Projekt definiert ist, desto genauer kann das Budget kalkuliert werden.
• Mit wachsender Erfahrung und zunehmender Spezialisierung wächst auch die Höhe der Vergütung. Unternehmen sollten sich daher schon frühzeitig über die Marktpreise schlaumachen, z. B. über unser Freelancer-Verzeichnis.
• Neben der Grundvergütung kann es beim Einsatz von Freelancern auch zu Zusatzkosten kommen. Das könnten zum Beispiel Softwares bzw. Lizenzen sein oder Reisekosten, die bei Vor-Ort-Einsätzen anfallen. Unternehmen sollten genau überlegen, ob die Arbeit im Office in Zeiten von New Work noch notwendig ist – besonders für Freelancer.
• Es empfiehlt sich außerdem, einen Puffer von ca. 10 % – 20 % des Budgets einzuplanen. So werden unvorhergesehene Ausgaben abgedeckt und Unternehmen stellen sicher, dass es nicht zu Budgetüberschreitungen kommt.

3. HR-Prozesse anpassen

Die Personalprozesse in den meisten Unternehmen sind auf die Einstellung von Festangestellten ausgerichtet. Hierbei werden langwierige Einstellungsprozesse durchlaufen, langfristige Verträge erstellt und in den meisten Fällen ist ein längeres Onboarding nötig, bis die neue Arbeitskraft voll einsatzfähig ist. Letzteres kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da hier oft in Schulungen, Einarbeitung und die Integration ins Team investiert wird.

Bei Freelancern sieht der komplette Recruiting- und HR-Prozess anders und vor allem flexibler aus. Sie erwarten aufgrund ihrer projektbasierten Arbeitsweise klar definierte Aufgaben mit spezifischen Zielvorgaben. Daher müssen schon die Projektausschreibungen sehr detailliert beschrieben sein.

Nicht nur die Ausschreibungsart ist anders bei freien Experten. HR-Teams müssen sich außerdem nicht um Themen wie die Sozialversicherung, Urlaubs- und Krankheitstage oder Kündigungsfristen Gedanken machen. Um die ersten Punkte kümmern sich Freelancer selbst, während der Vertrag endet, sobald das Projekt beendet wurde oder die Zusammenarbeit aus einem anderen Grund ein Ende findet.

Noch ein Unterschied: Freelancer müssen keine langen Onboarding-Prozesse durchlaufen. Sie sind Experten in ihrem Fachgebiet und dürfen aufgrund der Scheinselbstständigkeit nicht ins Team integriert werden. Lange Kennenlernprozesse sind hier also nicht nötig – Freiberufler sind schnell startklar und dadurch kosteneffizient.

4. Projektplattform statt Stellenbörse wählen

Zur Umstrukturierung der HR-Prozesse gehört auch, dass man sich beim Freelancer-Recruiting nach neuen Jobbörsen umsehen muss. Wie unsere Befragung ergab, nutzen Freelancer für die Projektakquise vorzugsweise Projektplattformen, etwa freelancermap, Malt oder Upwork sowie persönliche Netzwerke. Klassische Stellenbörsen gehören eher nicht zu den Lieblings-Akquisekanälen von Freelancern.

Hierbei ist es wichtig, auf die Detailtiefe der Projektbeschreibung zu achten. Freelancer wollen genau wissen, ob das Projekt zu ihren Anforderungen passt, was damit erreicht werden soll und wann die Deadline ist. Benefits wie den Obstkorb, Bike-Leasing oder die betriebliche Altersvorsorge kann man hier also getrost weglassen.

5. Rechtliche Rahmenbedingungen klären

Nicht nur bei der Anstellung von regulären Mitarbeitern muss man einige rechtliche Rahmenbedingungen klären, das gilt auch für Freelancer. Zunächst muss der richtige Vertrag gewählt werden, wobei Unternehmen bzw. Freelancer aus verschiedenen Varianten auswählen können:

• Werkvertrag
• Dienstvertrag
• Beratervertrag
• Honorarvertrag

Im Vertrag müssen so detailliert wie möglich Informationen zu den Aufgaben, der Vergütung, Deadlines, und weiteren Themen enthalten:

• Nutzungs- und Urheberrechte
• Haftung bzw. Gewährleistung
• Schadensersatzansprüche
• Umgang mit vertraulichen Daten

6. Unternehmenskultur vorbereiten

Die eigene Unternehmenskultur auf Freelancer vorzubereiten, gehört wohl zu den umfassendsten Aufgaben, die auf Unternehmen zukommen können. Wer schon einmal einen Wandel angestoßen oder begleitet hat, weiß: Change Management lässt sich nicht einfach nebenbei erledigen. Das hat gleich mehrere Gründe:

1. Mindset für New Work schaffen

Ob man New Work lebt oder sich nur in die Unternehmensvision schreibt, wird spätestens bei der Zusammenarbeit mit Freelancern klar. Sie arbeiten flexibel – quasi wann und wie es ihnen passt, sind autonom und nur an Ergebnissen interessiert.

Dabei ist es völlig gleich, ob ein Softwareprogrammierer seine Arbeit von Italien aus erledigt oder bei sich in der Badewanne. Solange die Projektziele innerhalb der Deadline wie erwartet erledigt werden, gibt es keinen Grund zur Beschwerde. Diese „neue Form der“ Arbeitskultur ist für viele Unternehmen und Führungskräfte noch ungewohnt und kann auch im Team zunächst abschreckend wirken.

Um den Projekterfolg nicht zu gefährden, sollten Unternehmen von Anfang an auf Vertrauen setzen. Das bedeutet, dass das Bedürfnis „in Präsenz zu kontrollieren“ abgeschafft werden muss. Aufgrund der Freelancer-Autonomie und der Scheinselbstständigkeit sind feste Arbeitszeiten, Anwesenheit im Büro und die permanente Überwachung der Aufgaben mit Reporting-Pflicht sowieso absolute No-Gos.

Der Fokus sollte also klar auf den erreichten Zielen liegen, für die der Freelancer letztlich bezahlt wird und nicht auf den Arbeitsmethoden oder Zeiten. Wer dennoch nicht auf „Kontrolle“ verzichten kann, sollte es mit einer offenen Feedback-Kultur versuchen. Dadurch erfahren Unternehmen mehr über den Projektfortschritt ohne die Freiheiten des Freelancers zu untergraben.

2. Konkurrenzdenken vermeiden

Das Team, zu dem der Freelancer stoßen wird, muss auf den Wandel ebenfalls vorbereitet werden. Hierbei müssen Unternehmen ihren Teams klar kommunizieren, dass der Einsatz von Freelancern eine Unterstützung im Projekt darstellt und nicht etwa dazu gedacht ist, Stellen zu ersetzen.

Sollten Festangestellte glauben, dass der Freelancer eine Bedrohung für deren Position darstellt, kann das zu Spannungen führen. Das wirkt sich wiederum auf die Gesamtleistung des Teams aus und kann dazu führen, dass der Freelancer das Projekt im schlimmsten Fall abbricht.

Um diese negativen Folgen bereits in der Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit Freelancern zu verhindern, sollten die Angestellten direkt mit ins Boot geholt werden, zum Beispiel durch ein Meet-and-Greet. So können sich beide Parteien vor dem Projektstart kennenlernen, Zweifel aus dem Weg räumen und Misstrauen reduzieren.

3. Transparenz schaffen

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass sich die Zusammenarbeit innerhalb der Teams dynamisch mit der Zeit entwickelt. Damit die erfolgreiche Zusammenarbeit schon vor dem Start gelingt, müssen sich Unternehmen hier selbst an die Nase fassen und klare Kommunikationsprozesse schaffen und genau dort für Transparenz sorgen, wo sie nötig ist.

Ein weiterer Tipp: Da Freelancer oft remote arbeiten, benötigen sie gut funktionierende Kommunikationssysteme. Zum Beispiel Slack oder Teams bieten sich hier gut an.

7. Technische Infrastruktur bereitstellen

Bevor die Zusammenarbeit mit dem Freelancer der Wahl losgehen kann, muss auch zunächst die technische Infrastruktur entsprechend angepasst werden. Nur so können Unternehmen sowohl die reibungslose Projektarbeit gewähleisten als auch die Sicherheit – egal ob remote oder (falls nötig) vor Ort. Folgende Punkte sollten vor dem Start geklärt sein:

• Muss Hardware bereitgestellt werden oder nutzt der Freelancer eigene Geräte?
• Kann durch Remote-Work die DSGVO eingehalten werden?
• Welche Datensicherheitsmaßnahmen müssen getroffen werden?
• Ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bzw. eine Geheimhaltungsvereinbarung notwendig?
• Sind weitere Lizenzen und Zugänge zu Softwares und der Cloud nötig?

8. Kommunikationswege ebnen

Wo wir eben schon beim Tech-Stack waren: Freelancer benötigen neben Tools, die für die Projektarbeit sind, auch alle nötigen Zugänge zu Kommunikationstools.

Freie Experten benötigen nicht nur Tools für eine effiziente Kommunikation während des Projekts. Auch der direkte Zugang zu einem oder mehreren Ansprechpartnern ist bei der Vorbereitung auf die künftige Zusammenarbeit unverzichtbar. Dadurch können Aufgaben und Erwartungen geklärt werden und das Feedback kommt nicht zu kurz. Das sorgt dafür, dass Missverständnisse vermieden und Probleme schnell behoben werden können.

Noch ein Vorteil ist, dass Freelancer durch einen direkten Ansprechpartner kein Gefühl der Isolation bekommen. Dieser Aspekt ist vor allem bei Freelancern wichtig, die hauptsächlich oder vollkommen remote arbeiten.

9. Exit-Strategie planen

Noch bevor es an die Anmeldung bei einem Freelancing-Portal und das Ausschreiben von Projekten geht, sollten Unternehmen eine Exit-Strategie planen. Denn: Egal wie gut die Vorbereitung läuft – dazwischenkommen kann immer etwas.

Es könnte zum Beispiel sein, dass der Freelancer aus gesundheitlichen, persönlichen oder anderen Gründen spontan oder mitten im Projekt ausfällt. Oder die Leistung stimmt nicht mit den Erwartungen überein. Vorkommen könnte auch, dass sich das Team und der Freelancer nicht miteinander verstehen und dadurch die erfolgreiche Zusammenarbeit gefährdet wird. Für solche Fälle muss es also einen Notfallplan geben. Dafür sind ein paar Schritte nötig:

1. Risikobewertung durchführen
2. Back-up-Lösungen einplanen
3. Für Wissenstransfer sorgen
4. Vertragliche Vereinbarungen berücksichtigen
5. Frühzeitig kommunizieren

1. Risikobewertung

Zuerst sollten potenzielle Risiken, die die Zusammenarbeit mit Freelancern betreffen, analysiert und bewertet werden. Dazu gehören mögliche Szenarien wie der plötzliche Abbruch der Zusammenarbeit durch den Freelancer, Qualitätsprobleme bei den Arbeitsergebnissen oder Verzögerungen aufgrund von technischen Problemen.

So werden potenzielle Schwachstellen schnell erkannt und Gegenmaßnahmen können ergriffen werden – noch bevor eine weitere Personallücke entsteht oder die Projektverzögerung kritische Folgen verursacht. Fragen, die sich Unternehmen für die Risikobewertung stellen können, sind etwa:

• Was passiert, wenn der Freelancer unerwartet ausfällt?
• Gibt es kritische Projektteile, die stark vom Freelancer abhängen und intern nicht gedeckt werden können?
• Gibt es technische oder organisatorische Risiken?

2. Back-up-Lösungen

Für den Fall des Ausfalls ist es praktisch, sich ein Back-up bereitzuhalten. Dabei ist es eher unrealistisch und kaum kosteneffizient, zwei Freelancer zu engagieren. Stattdessen hilft es, sich eine Liste mit Kontakten von weiteren Freelancern mit einer ähnlichen Qualifikation anzulegen. Auf diese Weise können Unternehmen schnell reagieren, wenn der engagierte Freelancer ausfällt und so Verzögerungen verhindern.

3. Wissenstransfer

Ein gut strukturierter Wissenstransfer ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Arbeit auch nach dem Ausscheiden eines Freelancers fortgeführt werden kann. Alle relevanten Projektdetails, Fortschritte und technischen Dokumentationen sollten regelmäßig festgehalten und für das Team zugänglich gemacht werden.

Dafür eignen sich die bereits oben angeschnittenen Kollaborations- und kommunikationstools besonders gut. Ähnlich wie bei Festangestellten können sich Unternehmen auch überlegen, ob sie Offboarding-Prozesse für Freelancer einrichten wollen. Dadurch hat der nächste Freelancer alle nötigen Informationen an einem Ort, um die Arbeit nahtlos fortzusetzen.

4. Vertragliche Vereinbarungen

Die Antwort auf die Frage, was nach einem frühzeitigen Abbruch oder Austritt aus dem Projekt passiert, muss im Vertrag festgehalten werden. Hierfür sollte der Vertrag bereits Klauseln enthalten, die regeln, wie in einem solchen Fall vorgegangen wird. Dazu gehört auch die Vereinbarung, dass die Arbeitsergebnisse entweder regelmäßig oder spätestens beim Projektaustritt übergeben werden.

5. Kommunikation und Feedback

Um einem Austritt aus dem Projekt aufgrund von Konflikten oder anderen Gründen vorzubeugen, bietet es sich an, entsprechende Kommunikationsstrategien zu entwickeln. Eine Strategie ist auch dann nötig, wenn sich die „Beziehung“ nicht mehr retten lässt. Für eine entsprechende Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit Freelancern können diese Fragen helfen:

• Wer ist der Ansprechpartner bei Fragen, Problemen und Anregungen?
• Wie gehen wir intern mit Kritik seitens des Teams oder des Freelancers um?
• Halten wir regelmäßige Feedback-Meetings? Und falls ja, wie oft?
• Wie kommunizieren wir unsere Erwartungshaltung?
• Wie gehen wir mit dem Fall um, dass die Qualität nicht stimmt?

Wichtig ist, dass frühzeitig kommuniziert wird, ob diese Zusammenarbeit eine Zukunft hat oder ob das Projekt abgebrochen werden muss. Das gilt für beide Seiten, denn der Freelancer wird sich in diesem Fall nach einem neuen Projekt und das Unternehmen nach einem neuen Freelancer umsehen müssen.

10. Status feststellen lassen

Stellen wir uns einmal vor, dass der passende Freelancer fürs Projekt gefunden gewurde. Die Verträge liegen auf dem Tisch, alle Zugänge sind eingerichtet und die Exit-Strategie steht. Das einzige, was jetzt noch schief gehen könnte, ist eine negative Statusfeststellung der deutschen Rentenversicherung.

Sollte eine Scheinselbstständigkeit im Laufe des Projekts festgestellt werden, sind die Folgen meist prekär. Selbst nach Jahren drohen hohe Nachzahlungen an Renten-, Arbeitslosen- und anderen Versicherungen, die man für einen Angestellten hätte zahlen müssen – die nun aber auch für den Selbstständigen fällig werden.

Um diese hohen Kosten zu vermeiden, können Unternehmen den Status von Freelancern bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung feststellen lassen. Das klappt sogar schon, bevor die Zusammenarbeit gestartet hat. Vorteilhaft ist, dass die Statusfeststellung keine Seite etwas kostet und die Prognoseentscheidung – ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt oder nicht – während des Projekts gilt.

So wird das Risiko auf zu hohe Nachzahlungen verhindert und der erfolgreichen Zusammenarbeit mit dem Freelancer steht nichts mehr im Weg.