Freiberufliche Tätigkeit anmelden: Was muss beachtet werden?
Wer sich dafür entscheidet, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, steht vor einer wichtigen Frage: Wie muss man die freiberufliche Tätigkeit anmelden? Von den notwendigen Formularen über steuerliche Pflichten bis hin zu rechtlichen Feinheiten und Fallstricken – in diesem Beitrag erklären wir ganz genau, was beim Start in die Freiberuflichkeit beachtet werden muss.
Das Wichtigste in Kürze
- Freiberufler unterliegen anderen steuerlichen Pflichten als Gewerbetreibende, Landwirte oder andere Selbstständige.
- Wer eine freiberufliche Tätigkeit anmelden möchte, benötigt dafür nur den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ der online über ELSTER ausgefüllt wird. Damit ist die Anmeldung automatisch erledigt.
- Einige Freiberufler müssen sich nicht nur beim Finanzamt melden, sondern auch bei der Künstlersozialkasse und sogenannten Standeskammern.
- In Deutschland ist es besonders wichtig, die Unterscheidung zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit zu verstehen, da dies rechtliche und steuerliche Auswirkungen hat.
Die Unterscheidung zwischen Gewerbe und freien Berufen
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Die Abgrenzung zwischen Gewerbe und freiem Beruf kann eine komplexe Angelegenheit sein und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Art der Tätigkeit, die Organisationsstruktur des Unternehmens und die steuerrechtlichen Vorschriften.
- Gewerbetreibende sind typischerweise auf die Herstellung, Weiterverarbeitung und den Handel von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen mit Gewinnerzielungsabsicht in der freien Wirtschaft ausgerichtet. Typische Gewerbebetriebe sind zum Beispiel Handwerker, Hotellerie und Gastronomie, Bauunternehmen oder (Online-)Händler.
- Freiberufler sind zwar auch Selbstständige mit Gewinnerzielungsabsicht, sie zeichnen sich jedoch durch ihre persönliche Qualifikation und kreative Schaffenskraft aus. Sie erbringen Dienste höherer Art für die Allgemeinheit. Klassische Beispiele sind Ärzte, Anwälte, Ingenieure oder Hebammen.
Diese Unterscheidung hat Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung, die Sozialversicherungspflicht und andere rechtliche Aspekte der Selbstständigkeit. Es ist ratsam, sich vor der Selbstständigkeit ausführlich über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen, insbesondere in Bezug auf die freien Berufe.
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Müssen Freiberufler ein Gewerbe anmelden?
Freelancer, die sich ohne Mitarbeiter oder Partner solo-selbstständig machen, müssen lediglich das Finanzamt über die Ausübung einer freiberuflichen Tätigkeit informieren. Sie müssen weder ein Gewerbe anmelden, noch ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen.
Ob es ausreicht, die freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anzumelden, hängt von der Tätigkeit ab. Zu den freien Berufen gehören laut Einkommensteuergesetz künstlerische, erzieherische, unterrichtende oder schriftstellerische Tätigkeiten. Zusätzlich werden sogenannte Katalogberufe wie Ärzte, Ingenieure oder Rechtsanwälte als Freiberufler eingestuft. Das zuständige Finanzamt prüft diese Einstufung der Kategorie.
Der große Vorteil an dieser Art der Selbstständigkeit ist die Befreiung der Gewerbesteuer. Noch ein Bonus: Freiberufler dürfen unabhängig von ihrem Einkommen die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen.
Lese-Tipp: In unserem Ratgeber „Was ist ein Freiberufler“ gehen wir im Detail darauf ein, wie das Einkommensteuergesetz Freiberufler von anderen Selbstständigen unterscheidet.
Wer die Gewerbeanmeldung nicht umgehen kann, hat auch die Möglichkeit, ein Kleingewerbe zu gründen und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise kann man sich die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer sparen und führt ebenfalls die EÜR durch.
Keine Seltenheit: Freiberufler und Gewerbetreibender gleichzeitig sein
Wir können gar nicht oft genug darauf hinweisen: Wenn es darum geht, eine freiberufliche Tätigkeit anzumelden, kommt es voll und ganz auf die Tätigkeit an. Das bedeutet; Freiberufler gehen direkt mit ihrer Gründungsidee zum Finanzamt, Gewerbetreibende müssen erst zum Gewerbeamt und anschließend zum Finanzamt – obwohl Letzteres meist automatisch über das neue Gewerbe informiert wird.
In manchen Fällen ist die Trennung zwischen Gewerbe und Freiberuflichkeit allerdings nicht so einfach, selbst für die Behörden nicht. Man kann zum Beispiel sowohl Freiberufler sein als auch Gewerbetreibender. Schauen wir uns ein paar Beispiele zur Verdeutlichung an:
Beispiele
Beispiel A: Künstlerin Karo fertigt individuelle Kunstwerke für ihre Kunden aus der ganzen Welt an. Daneben hat sie einen Online-Shop eröffnet, in dem sie Standard-Designs verkauft. Zu ihrem Angebot gehören Print-Design für T-Shirts und Tassen sowie Poster. Da sie einer schöpferischen bzw. künstlerischen Tätigkeit nachgeht, ist sie auf den ersten Blick Freiberuflerin. Aufgrund ihres Online-Shops, in dem sie Standard-Designs verkauft und damit einen Handel ausübt, ist sie gleichzeitig Gewerbetreibende.
Beispiel B: Ingo ist IT-Freelancer, der leidenschaftlich gerne die Funktionalität von Softwares verbessert. Er möchte seine Begeisterung mit anderen Teilen und hat beschlossen, Trainings im Abonnement-Modell anzubieten. Seine Trainings reichen von Grundkursen für blutige Anfänger bis hin zu komplexeren Lektionen für Fortgeschrittene. Auch hier gilt wieder: Da er standardisiertes verkauft, ist er Freiberufler und Gewerbetreibender.
Lösung
Wenn sich die Tätigkeiten (gewerblich und freiberuflich) gut voneinander trennen lassen, muss man seine Einkunftsarten sauber buchhalterisch voneinander trennen. Das bedeutet nicht nur erhöhten buchhalterischen Aufwand, sondern vielleicht auch ein zweites Geschäftskonto. Außerdem muss man für die eine Tätigkeit die Freiberuflichkeit anmelden und für die andere den Gewerbeschein beantragen.
Damit das Finanzamt die Trennung beider Tätigkeiten auch anerkennt und nicht beide Formen als reines Gewerbe einstuft (was die Gewerbesteuer erhöhen würde), sollte auch der Auftritt nach außen getrennt stattfinden. Bedeutet: Zwei Online-Auftritte, ggf. unterschiedliche Visitenkarten und ein unterschiedliches Selbstmarketing.
Was tun bei einem Zusammenschluss mit einem Partner?
Freelancer, die bereits mit anderen in Kontakt sind, können sich auch gemeinsam selbstständig machen. In dem Fall kann die Rechtsform der Partnergesellschaft gewählt werden – hier ist kein Startkapital vonnöten, allerdings haften die beteiligten Personen, ähnlich wie bei der Rechtsform der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder der OHG, mit ihrem Privatvermögen – zumindest bei Verbindlichkeiten, die nicht aus beruflichen Fehlern entstanden sind.
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Wo meldet man die freiberufliche Tätigkeit an?
Die Anmeldung als Freiberufler ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Selbstständigkeit. Glücklicherweise ist der Prozess recht unkompliziert. Alles, was benötigt wird, ist ein formloses Schreiben, das die wichtigsten Informationen enthält, und es an das örtliche Finanzamt zu senden.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Zuständigkeit des Finanzamtes je nach Wohnort variieren kann. In manchen Städten gibt es mehrere Finanzämter, und es kann daher verwirrend sein, herauszufinden, welches für einen zuständig ist.
Eine Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, auf der letzten Steuererklärung oder auf dem letzten Lohnsteuerbescheid nachzusehen, wo das Finanzamt vermerkt ist. Wenn immer noch Unsicherheiten bestehen, kann man über den Behördenwegweiser des Bundeszentralamts für Steuern ganz einfach nach den Finanzämtern in seiner Region suchen.
Wann und wie muss die freiberufliche Tätigkeit angemeldet werden?
Für Gründer ist es empfehlenswert, die Tätigkeit anzumelden, bevor man den ersten Auftrag annimmt. Die Frist zur Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit liegt bei vier Wochen. Sollte man bereits am ersten Auftrag arbeiten und die Anmeldung vergessen haben, kann man das auch noch nachholen. Alternativ füllt man in der EÜR die Anlage „S“ aus und wird vom Finanzamt automatisch angemeldet.
Sich als Freiberufler anzumelden ist zwar unkompliziert, dennoch sollte man einige Schritte beachten:
- Finanzamt über die neue Tätigkeit informieren (optional)
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
- Nachweispflichten nachkommen
- Bei der Künstlersozialkasse melden / versichern
1. Finanzamt über die neue Tätigkeit informieren (optional)
Bislang war es üblich, das Finanzamt mit einem formlosen Schreiben über die neu aufgenommene freiberufliche Tätigkeit zu informieren. In dem Schreiben hat man angegeben, welche Tätigkeit man künftig ausüben möchte und beantragte im selben Schritt noch seine Steuer-ID sowie die Umsatzsteuer-ID.
Da die Digitalisierung in weiten Teilen auch vor dem Finanzamt nicht halt gemacht hat, ist ein Schreiben in Papierform heutzutage nicht mehr notwendig. Wer seine freiberufliche Tätigkeit via Brief dennoch beim Finanzamt anmelden möchte, kann hierfür unsere kostenlose Vorlage verwenden.
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Freiberufliche Tätigkeiten anmelden – Vorlage
Das formlose Schreiben enthält dabei folgende Punkte enthalten:
- Name
- Anschrift
- Kontaktdaten
- Empfänger (zuständiges Finanzamt)
- Grobe Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit
- Wunsch nach neuer Steuer-ID sowie Umsatzsteuer-ID
- Bitte um Zusendung
- Für eine bessere Zuordnung: Aktuelle Steuer-Id
2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Egal ob Landwirt, Gewerbetreibender oder Freiberufler – eine Sache haben alle Gründer gemeinsam: Sie müssen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Den Fragebogen finden Freiberufler auf ELSTER-Online.
Um den Fragebogen ausfüllen zu können, muss man erst einen Account anlegen. Dafür bietet das Finanzamt zwei Möglichkeiten: Entweder, Privatpersonen nutzen die „schnelle Registrierung“ die nach Angaben von ELSTER innerhalb 20 Minuten erledigt sein soll, oder Privatpersonen sowie Organisationen (z. B. Freiberufler) gehen den klassischen Weg mittels Brief-Registrierung.
Angehende Freiberufler müssen sich ab diesem Zeitpunkt gedulden, da der Abschluss der Registrierung aufgrund des Brief-Versands bis zu zwei Wochen dauern kann. Immerhin benötigt man für den Fragebogen zunächst nur den schnelleren Privatzugang.
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Notwendige Angaben
Im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“ müssen angehende Freiberufler eine ganze Menge Angaben machen:
| Art der Angabe | Beschreibung und Beispiele |
|---|---|
| Allgemeine Angaben | Name, Titel, ausgeübter Beruf, private Steuer-ID, Religionszughörigkeit (relevant zur Berechnung der Kirchensteuer), Familienstand, Adresse im In- und/oder Ausland |
| Art der Tätigkeit | Hier unbedingt eine freiberufliche Tätigkeit eintragen, möglichst weit gefasst, falls sich die Tätigkeit mit der Zeit ändert |
| Angaben zum Ehepartner bzw. Lebenspartner | Relevant für die gemeinsame Veranlagung |
| Bankverbindung | Im bestenfall ein Geschäftskonto eröffnen und hier angeben, alternativ reicht auch die private Bankverbindung |
| Steuerberater | Falls man einen hat, ansonsten diesen Abschnitt leer lassen |
| Empfänger für Steuerangelegenheiten | Ansprechpartner und Adresse, an den z. B. Steuerbescheide gerichtet sind (Steuerberater oder man selbst) |
| Persönliche Historie | Letzte Wohnadresse in den vergangenen 12 Monaten |
| Angaben zum Unternehmen | Unternehmensbezeichnung (Name und Art der Tätigkeit, etwa „Willi Willkür Webdesign“ oder „Ingenieurbüro Igor Müller“) und Unternehmenssitz |
| Beginn der Tätigkeit | Beginn des Geschäftsjahres (ab wann soll gestartet werden?) |
| Gründungsform | Neugründung, Verlegung, Übernahme oder Verschmelzung |
| Bisherige betriebliche Verhältnisse | Betrifft vorherige Selbstständigkeit |
| Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlung für die Einkommensteuer | Relevant für das Gründungs- und Folgejahr, stellt die Bemessungsgrundlage für die Quartals-Vorauszahlung dar. Tipp: Hier lieber vorsichtig Schätzen und zu wenig angeben als zu viel, Korrektur kann jederzeit vorgenommen werden |
| Angaben zu Sonderausgaben | Z. B. Krankenversicherung oder Kinderfreibeträge |
| Angaben zur Gewinnermittlung | Freiberufler wählen hier die EÜR aus |
| Angaben zur Abführung der Lohnsteuer | Nur relevant, wenn man Angestellte als Freiberufler hat |
| Angaben zur Abführung der Umsatzsteuer | Schätzung der Umsätze und Beantragung der Kleinunternehmerregelung, bei weniger als 22.000 Euro Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr |
| Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Relevant bei Aufträgen mit Kunden, die ihren Sitz im EU-Ausland haben. Auch relevant, wenn man Kunde eines solchen Unternehmens im B2B-Geschäft wird. |
| Zusätzliche Dokumente | Zum Beispiel Empfangsbevollmächtigungen, Verträge bei einer Unternehmensübernahme oder -umwandlung, Teilnahmeerklärung am SEPA-Lastschriftverfahren, etc. |
Was kommt nach dem Antrag?
Hat man den Antrag zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und abgesendet, erhält man endlich seine Steuernummer. Diese geschäftliche Steuer-ID muss man nun auf seiner Rechnung und im sonstigen Geschäftsverkehr angeben. Die Steuer-ID ist auch bei der Einkommensteuererklärung anzugeben.
Darüber hinaus erfährt man, ob das zuständige Amt über den Tätigkeitsstatus entschieden hat. Das bedeutet, dass die Freiberuflichkeit anerkannt wurde oder ob es noch einer Gewerbeanmeldung bedarf. Wer sich im Vorfeld beraten lassen möchte, kann einen Termin beim Finanzamt vereinbaren und sich zusätzlich zur Umsatz- und Einkommensteuerpflicht beraten lassen.
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3. Qualifikation nachweisen
Per Definition des Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (§ 1 PartGG) sind Freiberufler Selbstständige, die „auf grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung“ Dienstleistungen für Auftraggeber oder die Allgemeinheit erbringen.
Freiberufler müssen diese Qualifikation in den meisten Fällen auch nachweisen. Besonders dann, wenn es sich beim ausgeübten Beruf um einen sogenannten kammerpflichtigen Beruf handelt. Zu den kammerpflichtigen Berufen gehören unter anderem:
- Ärzte
- Tierärzte
- Apotheker
- Architekten
- Rechtsanwälte
- Patentanwälte
- Steuerberater
- Beratende Ingenieure
- Notare
- Wirtschaftsprüfer
- Zahnärzte
Wer zu einem dieser Berufe gehört und sich als Freiberufler selbstständig machen möchte, muss seine Qualifikation bei der entsprechenden Kammer nachweisen. Welche kammerpflichtigen Berufe es gibt sowie die passende Kammer dazu, haben wir in unserem Freiberufler-Ratgeber ausführlich behandelt.
Lese-Tipp: Alle weiteren Schritte für den Start in eine erfolgreiche Selbstständigkeit verraten wir in unserem Leitfaden: Freelancer werden: In nur 10 Schritten zur Selbstständigkeit.
Nebenberuflich freiberufliche Tätigkeit anmelden
Nebenberuflich eine freiberufliche Tätigkeit anzumelden, bietet eine hervorragende Möglichkeit, die Welt der Selbstständigkeit zunächst in einem geringeren Umfang zu erkunden und zu testen, ob diese Art der Tätigkeit zu einem passt. Es erlaubt, die Leidenschaften und Talente in einem zusätzlichen Rahmen zu nutzen, ohne dabei gleichzeitig den Haupterwerb aufgeben zu müssen. Das kann besonders vorteilhaft sein, wenn bisher nicht sicher ist, ob der Schritt in die Vollzeit-Selbstständigkeit gewagt werden soll oder wenn die finanzielle Sicherheit während des Übergangszeitraums bewahrt werden soll.
Die Anmeldung beim Finanzamt über eine nebenberufliche freiberufliche Tätigkeit erfolgt ähnlich wie bei einer hauptberuflichen Selbstständigkeit. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt gemacht werden, um etwaige Unklarheiten zu vermeiden und den Prozess reibungslos zu gestalten.
Fazit
Bevor man eine freiberufliche Tätigkeit anmelden kann, sollte man sich darüber im Klaren sein, was ein „Freiberufler“ überhaupt ist. Das liegt daran, dass das Einkommensteuergesetz nach unterschiedlichen Selbstständigkeiten unterscheidet: Freiberuflern, Gewerbetreibenden und einigen anderen. Hat man seine Wahl getroffen, kann man sich auf den nächsten Schritt vorbereiten: Die Anmeldung beim Finanzamt.
Dieser Schritt kann heute direkt online erledigt werden, ein formloses Schreiben ist nicht mehr notwendig. Hat man die über 100 Formular-Felder mit ELSTER ausgefüllt und seine freiberufliche Tätigkeit angemeldet, kann man endlich mit dem Freelancer-Dasein starten.
