Rechnung für Freiberufler – Vorlage & Muster
Gerade als Freiberufler ist eine ordentliche und vollständige Rechnung das A & O. Damit das Finanzamt das Rechnungsdokument auch als Beleg anerkennt, müssen Freiberufler bei der Erstellung einiges beachten. In diesem Beitrag haben wir alle Infos rund um das Thema Rechnung gesammelt und stellen nützliche Tipps und Tricks für eine professionelle Rechnungserstellung vor. Außerdem bieten wir eine kostenlose Rechnung-Vorlage zum Download an.
Was bedeutet Rechnung? Definition
Eine Rechnung – oder auch „Faktura genannt – ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden über das fällige Entgelt aufgrund des Kaufvertrags informiert. Allerdings ist es nicht zwingend erforderlich, dass das Dokument im Geschäftsverkehr auch explizit als „Rechnung“ bezeichnet wird. Stattdessen kann die Rechnung beispielsweise auch genannt werden:
- Abrechnung
- Quittung
- Zahlungsaufforderung
- Gegenrechnung
- etc.
In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Sie muss daher alle wichtigen Angaben zur Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten.
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Pflichtangaben einer Rechnung für Freiberufler
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Es gibt verschiedene Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen – ohne diese Angaben ist sie nicht rechtsgültig und im schlimmsten Fall bezahlt der Kunde kein Geld oder zögert die Zahlung hinaus.
Das kann für Selbstständige nicht nur zu Liquiditätsschwierigkeiten führen, sondern kann auch viele Nerven kosten. Damit das gar nicht erst passiert, sollte unbedingt darauf geachtet werden, eine sorgfältig erstellte Rechnung zu erstellen, die alle Pflichtangaben enthält.
Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind in § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz geregelt. Hinzu kommen noch freiwillige Angaben, die den Zahlungsverkehr erleichtern. Etwa die Angabe der Bankverbindung, auf die der fällige Betrag überwiesen werden soll:
- Name und Anschrift des Rechnungserstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Einmalige Kunden- und Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum oder Zeitraum
- Betreff
- Beschreibung der Dienstleistung
- Nettopreis
- Umsatzsteuer (Prozentsatz und Betrag)
- Gesamtbetrag
- Angabe der Zahlungsfrist
- Steuer-ID oder USt-IdNr.
- Kontaktdaten des Rechnungsstellers und Bankdaten
Neben den notwendigen und freiwilligen Inhalten einer Rechnung sollten Freiberufler zudem beachten, dass sie die Rechnung innerhalb einer Frist von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung ausstellen müssen.
Weniger Angaben auf Kleinbetragsrechnungen
Eine Forderung für Leistungen, die mit einem Wert von bis zu 250 Euro in Rechnung gestellt wird, bezeichnet man als „Kleinbetragsrechnung„. Im Gegensatz zur regulären Rechnung für Freiberufler enthält die Kleinbetragsrechnung weniger Angaben, um den gesetzlichen Anforderungen nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) gerecht zu werden:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der erbrachten Leistung
- Entgelt sowie den darauf entfallenen Steuerbetrag und Steuersatz
Die Umsatzsteuer muss nicht immer angegeben werden
Obwohl die Umsatzsteuer zu den gesetzlichen Pflichtangaben gehört, muss sie in sogenannten „Kleinunternehmerrechnungen“ nicht ausgewiesen werden. Wichtig ist allerdings, dass Kleinunternehmer in der Rechnung auf § 19 UStG hinweisen. Das ist beispielsweise mit folgenden Formulierungen möglich:
- „Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
- „Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer.“
- „Der ausgewiesene Rechnungsbetrag enthält nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“
Alle Infos sowie eine Vorlage zur Kleinunternehmerrechnung finden Freelancer und Freiberufler in unserem Artikel: Kleinunternehmerrechnung für Freiberufler.
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Lese-Tipp: Aufgrund der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung können Freelancer unsere Vorlage bis spätestens Ende 2027 nutzen. Danach muss auf die E-Rechnung umgestellt werden.
Weitere Rechnungsarten
Neben der generellen Ausgangsrechnung gibt es noch weitere Rechnungsarten, die Freiberufler kennen sollten:
Deshalb sollten Fehler auf Rechnungen vermieden werden
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die unbedingt fehlerfrei sein müssen. Tippfehler, eine falsche oder veraltete Rechnungsnummer oder andere fehlerhafte Angaben sollten Freiberufler vermeiden, damit die Rechnung einerseits gesetzeskonform ist und der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. Auf der anderen Seite sorgt eine fehlerfreie Rechnung dafür, dass der Kunde den Rechnungsbetrag am Ende auch bezahlt und ein Inkasso-Verfahren damit hinfällig wird. Diese Angaben müssen immer geprüft werden:
- Rechnungsnummer: Ist sie einmalig und fehlerfrei?
- Stundensatz: Spiegelt der Stundensatz den eigenen Marktwert wider?
- Leistungen: Wurden die erbrachten Leistungen korrekt aufgeführt und berechnet?
- Name und Anschrift: Sind Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und -ausstellers korrekt?
- Rechnungsdatum: Ist das Rechnungsdatum korrekt und aktuell?
- Bankverbindung: Stimmt die eigene IBAN sowie BIC?
- Zahlungsziel: Wurde eine Frist von mindestens sieben, in der Regel aber 14 bis 30 Tagen angegeben?
Sollten Freiberuflern bei der Rechnungserstellung dennoch ein Fehler unterlaufen, gibt es immer noch die Möglichkeit, eine Rechnungskorrektur durchzuführen. Noch einfacher ist es aber, auf ein Tool für die Buchhaltung zurückzugreifen.
FAQ
Was muss bei einem Freiberufler auf der Rechnung stehen?
Freiberufler und Freelancer erstellen Rechnungen wie andere Selbstständige bzw. Unternehmen auch. Wichtige Angaben, die nicht fehlen dürfen, sind: 1. Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer. 2. Name und Anschrift des Kunden sowie der eigene Name und die eigene Anschrift. 3. Rechnungsdatum. 4. Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Prozentsatz sowie Bruttobetrag. 5. Menge und Art der Leistungen. 6. Leistungsdatum oder -zeitraum. 7. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID.
Welche Steuernummer muss auf die Freiberufler-Rechnung?
In der Gründungsphase darf noch die private Steuer-ID des Freiberuflers angegeben werden. Sobald das Finanzamt eine spezifische Steuernummer vergibt, sollte diese angegeben werden. Alternativ und bei Geschäften innerhalb der EU bietet sich die Umsatzsteuer-ID an. Die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Beide Steuernummern müssen nicht auf der Rechnung angegeben werden. Zum Beispiel reicht bei Dienstleistungen innerhalb Deutschlands die geschäftliche Steuer-ID, bei Geschäften innerhalb der EU die USt-IdNr.
Sind Freiberufler von der Umsatzsteuer befreit?
Freiberufler müssen so, wie andere Selbstständige auch, die Umsatzsteuer abführen. Das gilt für alle, die im laufenden Geschäftsjahr (ab dem Gründungstag) weniger als 22.000 Euro verdienen und im folgenden Geschäftsjahr nicht mehr als 55.000 Euro einnehmen werden. Dann fallen Freiberufler unter die Regelung für Kleinunternehmer und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wer mehr verdient, muss die Steuer hingegen in der Rechnung ausweisen.
Wann muss keine Steuernummer auf die Rechnung?
Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen muss die Steuer-ID bzw. Umsatzsteuer-ID nicht angegeben werden. Das ist dann der Fall, sobald der Rechnungsbetrag unter 250 Euro liegt. Steuerbefreite Freiberufler (Kleinunternehmer) müssen zudem mit einem Hinweis auf der Kleinbetragsrechnung vermerken, dass sie nach § 19 UStG von der Verrechnung der Umsatzsteuer befreit sind.
Wie viel darf man freiberuflich steuerfrei verdienen?
Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender: Ledige, die mehr als den Grundfreibetrag in Höhe von 11.604 (2024) einnehmen, müssen Einkommenssteuern zahlen. Zu den Einnahmen gehören beispielsweise Einkünfte aus dem Freiberufler-Business sowie Zinserträge oder Mieteinnahmen. Aber auch Festangestellte, die nebenbei als Freiberufler oder Freelancer tätig sind, müssen ab dem Grundfreibetrag Steuern zahlen. Darunter fällt keine Einkommenssteuer an.
