Projektbeschreibung formulieren: Was muss rein?

Um fähige Freelancer zu finden, die eine Geschäftsidee realisieren, müssen Auftraggeber Wert auf eine einwandfreie Kommunikation legen. Der erste Schritt ist eine aussagekräftige Projektbeschreibung mit klaren Anforderungen. Wir haben das Wichtigste dafür zusammengefasst. Außerdem bieten wir eine kostenlose Projektbeschreibung-Vorlage für den Download als Word-Datei, PDF und ODT an.

Definition: Was ist eine Projektbeschreibung?

Als eine Projektbeschreibung bezeichnet man ein Dokument, das die wesentlichen Informationen eines Projekts zusammenfasst und erklärt. Bei der Beauftragung von Freelancern dient die Projektbeschreibung als Kommunikationsmittel zwischen den Projektbeteiligten bzw. Auftraggebern und anderen Stakeholdern wie beispielsweise Freiberuflern. Man kann sich die Projektbeschreibung auch wie eine Stellenausschreibung vorstellen, auf die sich freie Mitarbeiter bewerben können.

Potenzielle Auftragnehmer werden so über die wichtigsten Eckpunkte der potenziellen Zusammenarbeit informiert:

• Konzept
• Rahmenbedingungen
• Zielsetzung
• etc.

Bei der Erstellung einer Projektbeschreibung gilt: Je detaillierter die Beschreibung, desto besser kann sich der potenzielle Auftragnehmer ein Bild von dem Projekt und dessen Umfang machen.

Aufbau: Was muss rein?

Unternehmen oder Recruiter sollten zunächst in aller Kürze ihre Projektidee formulieren und ein klares Ziel festlegen, um den Weg für das Projekt zu ebnen. Mit dieser Grundlage kann die Beschreibung also schon einmal gestartet werden. Generell sollte eine aussagekräftige Profilbeschreibung folgende Punkte enthalten:

1. Aussagekräftiger Titel
2. Detaillierte Kurzbeschreibung (inkl. Aufgaben und Ziele)
3. Schlagwörter
4. Hard und Soft Skills
5. Stundensatz bzw. Budget und Zeitplan

Nachfolgend sehen wir uns die einzelnen Inhalte und den Aufbau einer Projektbeschreibung ganz genau an:

1. Aussagekräftiger Titel

Ein aussagekräftiger Titel ist das A und O einer Projektbeschreibung und dient als Aushängeschild für das Projekt. Dem potenziellen Auftragnehmer sollte auf den ersten Blick klar sein, was das Unternehmen sucht.

„Quality Expert“ ist beispielsweise treffender formuliert als „Freelancer gesucht“ und vor allem knackiger als „Quality Expert für eine Webanwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann“.

Man sollte bevorzugt die Berufsbezeichnung verwenden, die das Unternehmen benötigt und überflüssige Informationen weglassen. Der Titel sollte möglichst ‚on point‘ formuliert und mit maximal einem Schlagwort, neben dem Haupt-Schlüsselwort, in der Überschrift versehen sein. Beispiele dafür wären etwa:

• Quality Expert für eine Webanwendung
• Quality Expert – 100 % remote
• Mechanischer Bauleiter (m/w/d)
• Consultant Modern Work (m/w/d)
• Testing Manager (m/w/d)
• Salesforce Admin Expert:in – Telekommunikation

Wer seine Projektbeschreibung mit weiteren Informationen anreichern möchte, kann hierfür die Kurzbeschreibung im nächsten Schritt nutzen.

2. Detaillierte Kurzbeschreibung (inkl. Aufgaben und Projekt-Ziele)

Die Aufgaben- und Zielbeschreibung ist das wichtigste Element der Projektbeschreibung, da Unternehmen hier genau auflisten können, was gesucht und erreicht werden möchten. Alle Details, die für das Ergebnis wichtig sind, kann der Freelancer diesem Segment entnehmen und somit abwägen, wie viel Zeit das Projekt in Anspruch nehmen wird. Der Aufgabenbereich sollte daher so detailliert wie möglich eingegrenzt sein.

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Außerdem ist es essenziell, sich hier über alle Eventualitäten, die zu Unklarheiten führen können, Gedanken zu machen. Der Umfang des Projekts ist zudem ausschlaggebend für den Preis, den ein Freelancer für seine Arbeit verlangt. Wie der Freelancer-Kompass ergab, haben rund 58 % der freien Experten keinen festen Stundensatz, sondern berechnen den Betrag pro Stunde für jedes Projekt neu.

3. Schlagwörter

Die Schlagwörter, oder auch Keywords genannt, werden hauptsächlich auf Projektbörsen oder Business Netzwerken wie LinkedIn verwendet. Vergleichbar sind sie mit Hashtags auf sozialen Medien. Suchen potenzielle Auftraggeber nach solch einem Schlagwort, werden diesem alle Projekte angezeigt, die dieses Keyword enthalten.

Beispiele hierfür sind Programmiersprachen oder Softwares, die ein Freelancer für das ausgeschriebene Projekt beherrschen sollte. Auch Synonyme für das gesuchte Berufsbild können hier verlinkt werden, um die Reichweite des Projekts zu erhöhen. Oft genutzte Schlagwörter sind etwa:

• Beratung
• Gesundheit und Sicherheit
• SAP
• Informatik
• Dokumentation
• Personalberatung
• Koordination
• Cloud
• Backend
• Vertrieb
• und viele mehr.

4. Hard und Soft Skills

In diesem Abschnitt der Ausschreibung sollten Qualifikationen und Fähigkeiten angegeben werden, die der potenzielle Auftragnehmer mitbringen soll: Software, Programmiersprachen oder Kenntnisse über sonstige Anwendungen, welche der Freelancer bei der Umsetzung des Projekts benötigt.

Die gewünschten Skills sollten, der Übersichtlichkeit halber, mithilfe von Bulletpoints aufgelistet werden. Da Recruiter oder entsprechende Mitarbeiter des Unternehmens eng mit dem freien Experten zusammenarbeiten werden, sollte der neue Kollege gewisse Soft Skills mitbringen. Die wichtigsten sind, laut Freelancer-Kompass:

• Kommunikationsfähigkeit (72 %),
• Problemlösungskompetenz (60 %) und
• Eigenmotivation (60 %)

Sollte der freie Mitarbeiter räumlich und zeitlich flexibel sein, muss man das ebenfalls angeben. Falls das Projekt sehr komplex ist, sollte der Soft Skill „Durchhaltevermögen“ oder „Hands-on-Mentalität“ unbedingt in die Projektbeschreibung integriert werden.

5. Zeitplan und Stundensatz

Zeitplan

Freelancer erwarten einen realistischen Zeitplan. In der Praxis bewährt sich das Aufsetzen von Meilensteinen und Deadlines, um dem freien Mitarbeiter zu vermitteln, wann welche Aufgabe abgeschlossen sein muss – so werden Missverständnisse in der Kooperation vermieden.

Agile Projektmanagement-Software, wie Jira, sorgen dafür, dass der Freelancer in Sprints arbeiten kann, weshalb ein entsprechender Zugang vonnöten ist. Dieses Vorgehen kann die Organisation und Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und verschafft Auftraggebern einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Stundensatz

Auch die realistische Kalkulation des Budgets, das für das Projekt zur Verfügung gestellt wird, ist von großer Wichtigkeit für die Projektbeschreibung. Hier erwarten Freelancer klare Angaben, um die Preise und den Aufwand kalkulieren zu können. Das Budget sollte daher genau festgelegt sein und wie viele Entwürfe oder Änderungen realisierbar sind. Je mehr davon vorgesehen ist, umso höher der Arbeitsaufwand.

Freelancer möchten für ihre Arbeit fair entlohnt werden und nicht zu Dumpingpreisen arbeiten: 79 % der freien Experten geben an, Aufträge nach Stundensatzerwartung auszuwählen. Daher sollte ein realistisches Budget berechnet werden. Unternehmen sollten sich außerdem immer ein Angebot machen lassen und anschließend einen Stundensatz verhandeln, mit dem beide Vertragspartner zufrieden sind.

Ist der Stundensatz realistisch kalkuliert und nicht unter dem Durchschnitts-Preis, haben Recruiter und Unternehmen sehr gute Chancen, dass sich mehrere Freelancer auf ihr Projekt bewerben und sich der passende ausgesucht werden kann. Durchschnitts-Stundensätze finden sich zur Orientierung in unserem Freelancer-Verzeichnis.

Projektbeschreibung Beispiel

Hinweis: Unser Beispiel einer Projektbeschreibung können Auftraggeber ganz komfortabel aus diesem Beitrag herauskopieren und in ein Textprogramm ihrer Wahl einfügen. Alternativ stellen wir jeweils eine Projektbeschreibung-Vorlage zum kostenlosen Download als Word und als PDF am Ende dieses Artikels bereit.

Projekttitel (z. B. „Quality Expert (m/w/d)“)

Vertragsart	Projektbeginn	Dauer	Einsatzort	Auslastung
Freiberuflich	ab sofort	6 – 12 Monate	Remote	100 % (5 Tage/Woche)

Ansprechpartner

Vorname Nachname
Unternehmensbezeichnung
Straße
Postleitzahl und Stadt
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Website

Kurzbeschreibung

Gesucht wird ein Quality Expert (m/w/d) für eine Web- und App-Anwendung zum Onlineverkauf von digitalen Services, die im Backend über Schnittstellentests (REST API) qualitätsgesichert werden kann. Wir suchen erfahrene Tester mit einem hohen Grad an Qualitätsbewusstsein. Erfahrung sollte vor allem im test-methodischen Bereich (Testfallermittlung) vorhanden sein. Fachspezifische Kenntnisse sind von Vorteil, jedoch nicht Voraussetzung für eine Beauftragung. Das Projekt wird zu 100 % remote durchgeführt, je nach Erfordernis kann aber auch vor Ort gearbeitet werden. Der Einsatzort ist unser Büro in Bonn.

Aufgaben

• Erstellen von Testfällen auf Basis schriftlicher Anforderungen
• Definition von Testdaten, ebenfalls auf Basis der gegebenen Anforderungen
• Durchführung von Testfällen und Auswertung der Ergebnisse
• Analyse, Beschreibung und Retest von Fehlern

Hard Skills

• Postman
• Kenntnisse verschiedener Webbrowser
• Excel und Windows
• Jira/Confluence
• Datenbanken
• Schnittstellen
• Dateiformate

Soft Skills

• Hoher Qualitätsanspruch
• Gutes technisches Verständnis
• Analytische Fähigkeiten
• Zielorientierung
• Eigeninitiative und Neugier

Stundensatz

102,00 €

Zeitplan

Projektstart: ab sofort
Projekt soll realisiert werden bis: 01.01.2025
Hinweis: Verlängerung um maximal 3 Monate möglich

Vorlage für Projektbeschreibung

Unser praktisches Word-Formular müssen Projektanbieter lediglich herunterladen, ihre eigenen Angaben bequem eintragen (oder auswählen) und im gewünschten Format abspeichern. Noch bequemer ist, Projekte über unseren Editor auf freelancermap direkt zu erstellen. Die Vorteile auf einen Blick:

• Bequeme Erstellung ohne lästigen Datei-Download und -Upload
• Schlagwörter werden automatisch aus der Projektbeschreibung entnommen
• Projekt komfortabel live-schalten und Bewerbungen erhalten