Stornorechnung: Vorlage und Erklärung

Die Rechnung ist fehlerhaft und muss storniert oder korrigiert werden. Doch was ist dabei zu beachten? Mithilfe unserer Vorlage klappt die Erstellung der Stornorechnung problemlos.

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung korrigiert eine zuvor versandte Rechnung. Gründe hierfür sind z. B. ein falsch gestellter Betrag oder eine geänderte Liefermenge bzw. Dienstleistung. In beiden Fällen muss der fehlerhafte Betrag angepasst werden und der Kunde erhält Geld zurück. Die Stornorechnung wird auch Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder aus kaufmännischer Sicht Gutschrift genannt.

Warum ist eine Stornorechnung notwendig?

Bei einer fehlerhaften Rechnung, die bereits beim Geschäftspartner oder Kunden gelandet ist, gibt es erstmal kein Grund zur Sorge. Wichtig ist nur, dass Freelancer den Fehler erkennen und beheben – dies geht mithilfe einer Stornorechnung.

Wird der Fehler ignoriert und nicht berichtigen, so zieht dies Konsequenzen mit sich: Der Kunde wird den Fehler früher oder später sowieso bemerken und es kann zu Schwierigkeiten kommen. Denn der Auftraggeber bzw. Kunde hat das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Stellen Sie diese jedoch nicht aus, so kommt es höchstwahrscheinlich zu einem Konflikt zwischen Auftragnehmer und -geber und sie verlieren Ihr Projekt bzw. den Kunden. Außerdem wird durch den falschen Betrag Ihre Buchhaltung verfälscht.

Negativ-Betrag der Stornorechnung

Die Stornorechnung bildet eine Rückerstattung, deshalb ist der Rechnungsbetrag hierbei auch negativ. So können Freiberufler und Selbstständige den negativen Betrag an den Kunden bzw. Auftraggeber zurückerstatten. Dies ist z. B. der Fall, wenn Freiberufler ihre Dienstleistung nur teilweise durchgeführt haben und sich deshalb der Betrag verringert. Der Negativ-Betrag der Stornorechnung könnten dann -250 € sein, wobei der Freiberufler oder der Selbstständige 250 € an seinen Auftraggeber bzw. Kunden überweist.

Außerdem kann die Stornorechnung auch mit einer anderen Rechnung des Kunden beglichen werden. Dies ist der Fall, wenn vor der 250 €-Gutschrift bereits eine andere Rechnung gestellt wurde, die diesen Betrag deckt. Hierbei werden dann beide Rechnungen storniert und der Betrag somit ausgeglichen.

Die dritte Möglichkeit für Freelancer und Selbstständige ist, den Betrag zur Begleichung für zukünftige Projekte oder Dienstleistungen bereitzustellen. Hierbei werden die 250 € also als Guthaben für spätere Geschäfte genutzt. Dies bringt jedoch Probleme mit sich: Durch die entstehende Gutschrift sind Auftraggeber und -nehmer in Zukunft zur Zusammenarbeit verpflichtet. Es entsteht also eine Abhängigkeit. Des Weiteren entsteht ein „offenes Ende“ in der Buchhaltung, weil diese 250 € als Kredit verbucht werden müssen.

Mehrwertsteuer beachten

Wie bereits erwähnt, enthält die Stornorechnung einen negativen Rechnungsbetrag. Deshalb sind auch die Mehrwertsteuerbeträge negativ. Es ist also darauf zu achten, auch den Steuerbetrag anzupassen bzw. die Korrektur vom alten Mehrwertsteuerbetrag abzuziehen. In unserem Beispiel liegt die ursprüngliche Rechnung mit 250 € und die Rechnungskorrektur mit 250 € (119 %) vor, von denen ca. 40 € (19 %) die MwSt. ausmachen. Deshalb müssen Freiberufler – 40 € an Mehrwertsteuer in ihre Rechnungskorrektur einbeziehen. Am Ende sollte der Saldo der beiden Rechnungen Null ergeben (40 € – 40 € = 0 €).

Wann muss eine Stornorechnung ausgestellt werden?

Ob eine Stornorechnung notwendig ist, kommt auf den Fehler an. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss der Sinn der Rechnung problemlos erkennbar und alle gesetzlichen Pflichtanlagen vorhanden sein. Liegt z. B. nur ein Rechtschreibfehler vor, so ist zwangsweise keine Rechnungskorrektur notwendig.

Die Gültigkeit Ihrer Rechnung hängt laut dem Umsatzsteuergesetz von folgenden Inhalten ab:

• Name und Anschrift des Freiberuflers
• Name des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)
• Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung
• Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
• Ggf. Zusatz zur Kleinunternehmerregelung

Sind die Pflichtangaben fehlerhaft oder nicht aufgeführt, so ist eine Korrektur notwendig. Die darauf folgende Stornorechnung muss alle Punkte lückenlos enthalten. Informieren Sie ihren Kunden über den Fehler (z. B. falsches Leistungsdatum oder falscher Betrag), wenn sie die ungültige Rechnung bereits verschickt haben und korrigieren Sie diesen mit der neuen Stornorechnung. Fällt Ihnen der Fehler auf, bevor Sie die Rechnung verschickt haben, so korrigieren Sie diesen einfach und schicken die richtige Version verspätet an den Empfänger. Auch hier ist eine offene Kommunikation von Vorteil.

Kostenlose Vorlage zum Download

Auch für die Stornorechnung gelten die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Es müssen also alle oben genannten Punkte in der Rechnungskorrektur vorhanden sein. Ein wichtiger Punkt ist hierbei, dass die Stornorechnung der fehlerhaften Originalrechnung deutlich zugewiesen werden kann. Deshalb müssen Freiberufler darauf achten, dass die Rechnungsnummer auf jeden Fall enthalten ist und übereinstimmt. Auch auf das korrekte Datum ist zu achten.

Vorlage Stornorechnung

Die Stornorechnung kann auch unter einer neuen Rechnungsnummer verbucht werden, sobald Freelancer und Selbstständige darauf achten, dass die alte Rechnungsnummer vorhanden ist. Hierbei ist darauf zu achten, dass nicht wieder ein Fehler passiert. Außerdem muss der Kunde darauf hingewiesen werden, dass es sich um die neue Rechnung handelt. Nicht zu vergessen ist überdies, dass Freiberufler die Gutschrift rechtzeitig zurück überweisen.